Booking note là gì? Quy trình lấy Booking Note từ hãng vận tải

Booking note là chứng từ xác nhận việc đặt chỗ giữa đơn vị vận chuyển và người gửi hàng khi thuê dịch vụ vận tải. Đây là một giấy tờ quan trọng, không thể thiếu trong bộ chứng từ vận tải hàng hóa. Vậy booking note là gì và đóng vai trò như thế nào? Hãy cùng Alpha Express tìm hiểu ngay!

Booking note là gì?

Booking Note là chứng từ do hãng tàu hoặc hãng bay phát hành cho người gửi hàng (shipper) khi đặt lịch vận chuyển. Tùy vào điều kiện mua bán theo Incoterms, trách nhiệm thuê vận tải quốc tế có thể thuộc về bên mua hoặc bên bán.

Để nhận được Booking Note, shipper cần thực hiện đặt chỗ với hãng tàu thông qua quá trình Booking. Việc này có thể được chủ hàng tự thực hiện hoặc thông qua đơn vị giao nhận vận tải (Forwarder), tùy vào nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Như vậy, Booking Note hay còn gọi là giấy lưu cước, là chứng từ xác nhận thông tin đặt chỗ với hãng tàu, bao gồm các chi tiết như: thời gian vận chuyển, tên tàu, số chuyến, ngày vận chuyển, số lượng hàng hóa, cảng bốc dỡ… Đây là văn bản quan trọng ghi nhận việc đặt chỗ cho một chuyến hàng cụ thể.

Phân biệt Booking Note và Booking Confirmation

Booking Confirmation là sự xác nhận của hãng tàu về việc đặt chỗ theo kế hoạch vận chuyển của chủ hàng, dựa trên Booking Note.

Mỗi hãng vận chuyển có một mẫu Booking Confirmation khác nhau, nhưng nội dung cần tuân theo một số quy tắc nhất định. Cụ thể, Booking Confirmation sẽ lặp lại các thông tin quan trọng có trong Booking Note, bao gồm:

• Tên hãng tàu, tên tàu, số chuyến vận chuyển, ký hiệu chuyến, thời gian dự kiến khởi hành (ETD), thời gian cắt máng (cut-off time).
• Số lượng hàng hóa, trọng lượng xếp hàng, số lượng container rỗng đã đóng, thời gian lưu container miễn phí (DET/DEM).
• Số điện thoại liên hệ và các thông tin quan trọng khác liên quan đến quá trình vận chuyển.

Một số thông tin quan trọng trên Booking Note là gì?

Booking Note thường bao gồm các nội dung sau:

• Booking No: Số đặt chỗ.
• Vessel, Voyage No: Tên tàu và số chuyến.
• ETD & ETA: Thời gian dự kiến tàu khởi hành và thời gian tàu đến.
• Thông tin hàng hóa: Số lượng, loại container, trọng lượng và mô tả loại hàng hóa.
• Cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải (nếu có).
• Điểm lấy và trả container rỗng (đối với hàng FCL).
• Vị trí lưu kho và thời gian đóng gói hàng hóa (đối với hàng LCL).
• Thời gian cắt máng (Closing Time), thời hạn gửi hướng dẫn vận chuyển (Shipping Instruction cut-off time), thời hạn khai báo VGM (VGM cut-off time).
• Thông tin liên hệ của nhà vận chuyển.

Quy trình lấy Booking Note từ hãng vận tải

Booking Note được cấp bởi hãng tàu, do đó chủ hàng hoặc đơn vị giao nhận (Forwarder) cần đặt chỗ bằng cách gửi email yêu cầu báo giá cước vận chuyển. Dưới đây là quy trình chi tiết:

Bước 1: Gửi email hỏi giá cước

Dear Julia  – STA Logistics,

I’m Lan Anh from Mercury Logistics Vietnam Co., Ltd in Vietnam, member of WCA’s Family like you

Nice to be here to give you an inquiry from Belarus to Cat Lai, Hochiminh by sea, do hope you can give us the best rate today:

• Terms: Exw
• Pick up add: Gomel, Belarus
• Vol: 1 plt x 190x200x130cm, 1300kgs.
• POD: Cat Lai, Hochiminh by sea.

Await your promptly quotation.

>>>/ Xem thêm: Local Charge là gì? 11 loại phí local charge phổ biến

Bước 2: Nhận thông tin từ hãng tàu

Hãng tàu sẽ phản hồi bằng lịch trình dự kiến, thông qua email hoặc form Booking Note. Nội dung sẽ bao gồm:

• Lịch trình tàu chạy
• Tên tàu, số chuyến
• Cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng
• Số lượng hàng hóa
• Địa điểm cấp container rỗng
• Thời gian cắt máng (Closing time)

Bước 3: Kiểm tra Booking Note từ hãng vận tải

Sau khi nhận được Booking Note, chủ hàng hoặc Forwarder cần kiểm tra các thông tin quan trọng như:

• Lịch trình tàu chạy có phù hợp không?
• Số lượng container, trọng lượng hàng hóa đã chính xác chưa?
• Thời gian cắt máng (Closing time) có đảm bảo?
• Các lệ phí áp dụng và thời gian lưu kho bãi có đáp ứng yêu cầu không?

Nếu có bất kỳ sai sót hoặc điểm chưa phù hợp, chủ hàng có thể yêu cầu điều chỉnh trước khi xác nhận đặt chỗ.

Bước 4: Xác nhận đặt chỗ bằng Booking Confirmation

Khi đã thống nhất các thông tin trong Booking Note, khách hàng sẽ tiến hành xác nhận đặt chỗ chính thức với hãng tàu thông qua Booking Confirmation. Đây là bước cuối cùng để hoàn tất quá trình đặt chỗ và chuẩn bị cho việc vận chuyển hàng hóa.

Quy trình xác nhận Booking Note bằng Booking Confirmation

Booking Confirmation là bước xác nhận chính thức việc đặt chỗ giữa chủ hàng (shipper) và hãng vận tải. Đây là thủ tục quan trọng để thiết lập quá trình vận chuyển hàng hóa.

Bước 1: Xác nhận Booking Note: Sau khi nhận được Booking Note từ hãng tàu, chủ hàng sẽ xác nhận lại việc đặt chỗ bằng cách gửi email phản hồi kèm theo mẫu Booking Confirmation. Mẫu này có thể do hãng tàu cung cấp hoặc theo biểu mẫu riêng của doanh nghiệp.

Bước 2: Nội dung Booking Confirmation: Booking Confirmation sẽ bao gồm các thông tin đã có trong Booking Note, cụ thể:

• Tên tàu, số chuyến
• Thời gian dự kiến tàu chạy (ETD)
• Thời gian cắt máng (Closing time)
• Số lượng hàng hóa
• Thông tin liên hệ để lấy container rỗng và đóng hàng
• Thời gian miễn phí lưu bãi (DEM/DET)
• Khi hãng vận tải nhận được Booking Confirmation, điều đó đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã xác nhận đặt chỗ và quá trình vận tải sẽ được thiết lập.

Bước 3: Gửi Shipping Instructions (SI): Sau khi xác nhận đặt chỗ, chủ hàng sẽ gửi Shipping Instructions (SI) cho hãng tàu. SI bao gồm các thông tin quan trọng như:

• Chi tiết về hàng hóa (số lượng, loại hàng, trọng lượng, kích thước, loại container,…)
• Loại vận đơn cần lấy (Bill of Lading – B/L)
• Yêu cầu hiển thị nội dung trên vận đơn (nếu có)
• Thời gian lưu kho bãi tại cảng xuất hoặc cảng nhập (nếu có yêu cầu đặc biệt)

Bước 4: Hãng tàu duyệt lệnh và cấp container rỗng: Sau khi nhận được SI, hãng tàu sẽ kiểm tra và duyệt lệnh tại văn phòng. Sau đó, doanh nghiệp sẽ được cấp container rỗng để tiến hành đóng hàng, hoàn tất quy trình xác nhận đặt chỗ.

Trên đây là những thông tin quan trọng về Booking note là gì? Qua những phân tích trên, Alpha Express hy vọng các doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về chứng từ này và đưa ra quyết định phù hợp nhằm đảm bảo quyền lợi trong quá trình vận chuyển hàng hóa.