EXW Là Gì? Giải Thích Điều Kiện Ex Works Incoterms® 2020

Trong hệ thống các Điều kiện Thương mại Quốc tế (Incoterms®) do Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) ban hành, EXW (Ex Works) hay “Giao tại xưởng” là một trong những điều kiện đặt ra nghĩa vụ tối thiểu cho người bán và gánh nặng trách nhiệm lớn nhất cho người mua. Mặc dù có vẻ đơn giản, việc hiểu đúng và áp dụng chính xác điều kiện EXW đòi hỏi sự nắm bắt cặn kẽ về phân chia chi phí, rủi ro và các thủ tục liên quan. Bài viết này sẽ đi sâu phân tích điều kiện EXW theo Incoterms® 2020, từ khái niệm, đặc điểm, quy trình thực hiện đến những lợi ích, rủi ro và so sánh với các điều kiện phổ biến khác, đồng thời gợi ý giải pháp hỗ trợ từ các đơn vị logistics chuyên nghiệp.

Định Nghĩa EXW (Ex Works): Khi Trách Nhiệm Của Người Bán Là Tối Thiểu

Khái Niệm Cơ Bản Về EXW Trong Bộ Quy Tắc Incoterms®

EXW là viết tắt của cụm từ “Ex Works”, có nghĩa là “Giao tại xưởng”. Theo Quy tắc Incoterms® 2020, điều kiện EXW quy định rằng:

Người bán (Seller/Exporter) hoàn thành nghĩa vụ giao hàng khi đặt hàng hóa dưới quyền định đoạt của người mua tại cơ sở của người bán (ví dụ: xưởng, nhà máy, kho hàng) hoặc tại một địa điểm chỉ định khác (ví dụ: một kho cụ thể của người bán).
Người bán không có nghĩa vụ bốc hàng lên phương tiện vận tải do người mua chỉ định, cũng như không có nghĩa vụ làm thủ tục hải quan xuất khẩu cho lô hàng (trừ khi có thỏa thuận khác).
Người mua (Buyer/Importer) chịu mọi chi phí và rủi ro liên quan đến việc nhận hàng tại cơ sở của người bán và vận chuyển hàng hóa đến đích cuối cùng, bao gồm cả việc bốc hàng và làm thủ tục hải quan xuất khẩu (nếu người bán không thực hiện) và nhập khẩu.

Điều kiện EXW phải luôn đi kèm với tên một địa điểm giao hàng cụ thể, ví dụ: “EXW [Địa chỉ nhà máy/kho của người bán], Vietnam Incoterms® 2020”.

Nguồn Gốc và Sự Phát Triển Của Điều Kiện EXW Qua Các Phiên Bản Incoterms

EXW là một trong những điều kiện thương mại có lịch sử lâu đời, phản ánh hình thức giao dịch đơn giản nhất khi người mua đến tận nơi người bán để nhận hàng. Qua các phiên bản Incoterms (ví dụ 2000, 2010, và mới nhất là 2020), bản chất cốt lõi của EXW về việc người bán có nghĩa vụ tối thiểu vẫn được duy trì. Tuy nhiên, các phiên bản sau này thường làm rõ hơn về các điểm như trách nhiệm bốc hàng (người bán không có nghĩa vụ bốc hàng, nhưng nếu người mua yêu cầu và người bán đồng ý thực hiện với rủi ro và chi phí do người mua chịu thì có thể) và vấn đề thủ tục hải quan xuất khẩu.

Tầm Quan Trọng Của Việc Hiểu Rõ EXW Trong Giao Dịch Thương Mại Quốc Tế

Mặc dù đặt trách nhiệm tối thiểu cho người bán, EXW vẫn là một điều kiện quan trọng và có những trường hợp áp dụng nhất định. Việc hiểu rõ EXW giúp các bên:

Xác định chính xác điểm chuyển giao rủi ro và chi phí: Ngay tại cơ sở của người bán, trước khi hàng được bốc lên phương tiện vận tải.
Phân định rõ ràng nghĩa vụ làm thủ tục hải quan: Theo quy tắc, người mua chịu trách nhiệm cả thủ tục xuất khẩu và nhập khẩu.
Đánh giá đúng lợi ích và rủi ro cho từng bên: Giúp đưa ra quyết định lựa chọn điều kiện Incoterms phù hợp nhất với năng lực và chiến lược kinh doanh.
Tránh các tranh chấp không đáng có: Khi cả hai bên đều hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình.

Các Đặc Điểm Chính Của Điều Kiện Giao Hàng EXW

Trách Nhiệm Của Người Bán (Seller/Exporter) Theo EXW

Trách nhiệm của người bán theo điều kiện EXW là ít nhất trong tất cả các điều kiện Incoterms:

Chuẩn bị hàng hóa: Sản xuất hoặc chuẩn bị hàng hóa theo đúng quy cách, chất lượng, số lượng như thỏa thuận trong hợp đồng mua bán.
Đóng gói và ký mã hiệu: Đóng gói hàng hóa phù hợp cho việc vận chuyển (nếu không có thỏa thuận cụ thể, người bán đóng gói theo cách thông thường cho loại hàng đó). Ký mã hiệu cần thiết để nhận biết lô hàng.
Đặt hàng hóa dưới quyền định đoạt của người mua: Tại địa điểm giao hàng quy định (cơ sở của người bán hoặc địa điểm khác đã thỏa thuận), vào ngày hoặc trong thời hạn đã thỏa thuận, chưa bốc lên phương tiện vận tải nào.
Cung cấp hóa đơn thương mại và các chứng từ cần thiết (nếu có) theo hợp đồng.
Thông báo cho người mua: Về việc hàng hóa đã sẵn sàng để nhận.
Hỗ trợ người mua (nếu được yêu cầu, với rủi ro và chi phí do người mua chịu): Trong việc lấy các giấy tờ, thông tin cần thiết để làm thủ tục xuất khẩu. Lưu ý: Người bán không có nghĩa vụ làm thủ tục hải quan xuất khẩu.

Trách Nhiệm Của Người Mua (Buyer/Importer)

Theo EXW Trách nhiệm của người mua theo EXW là tối đa:

Nhận hàng tại cơ sở của người bán: Tại địa điểm và thời gian đã thỏa thuận.
Chịu mọi chi phí và rủi ro liên quan đến hàng hóa kể từ thời điểm nhận hàng tại cơ sở của người bán.
Bốc hàng lên phương tiện vận tải do mình chỉ định tại cơ sở của người bán.
Làm thủ tục hải quan xuất khẩu (nếu cần): Chịu mọi chi phí và rủi ro liên quan. Đây là điểm đặc biệt cần lưu ý vì không phải người mua nào cũng có khả năng hoặc được phép làm thủ tục này tại nước người bán.
Thuê phương tiện vận tải chính (tàu biển, máy bay, xe tải…) và trả cước phí.
Mua bảo hiểm cho lô hàng (nếu muốn).
Làm thủ tục hải quan nhập khẩu tại nước đến và vận chuyển hàng về kho của mình.
- Với khối lượng trách nhiệm lớn như vậy, người mua thường phải dựa vào sự hỗ trợ của các công ty giao nhận vận tải (freight forwarder) chuyên nghiệp. Các đơn vị như Alpha Express (website: alpha-exp.com) có thể cung cấp dịch vụ “door-to-door”, thay mặt người mua đảm nhận toàn bộ các khâu từ việc nhận hàng tại xưởng người bán, làm thủ tục hải quan xuất khẩu, thu xếp vận tải quốc tế, đến làm thủ tục hải quan nhập khẩu và giao hàng tận kho người mua, giúp người mua giảm thiểu rủi ro và quản lý hiệu quả chi phí.

Lợi Ích và Nhược Điểm Của Điều Kiện EXW

Lợi ích:

Cho người bán: Trách nhiệm tối thiểu, chi phí thấp nhất, ít rủi ro nhất. Phù hợp với người bán mới tham gia xuất khẩu hoặc không có kinh nghiệm về logistics quốc tế.
Cho người mua: Có toàn quyền kiểm soát quá trình vận chuyển và các chi phí liên quan, có thể lựa chọn nhà vận tải và các dịch vụ logistics theo ý muốn để tối ưu hóa chi phí nếu có năng lực.

Nhược điểm:

Cho người bán: Có thể khó cạnh tranh về giá nếu người mua phải gánh quá nhiều chi phí và rủi ro.
Cho người mua: Gánh chịu gần như toàn bộ rủi ro và chi phí. Đặc biệt khó khăn và tốn kém nếu người mua không quen thuộc với các thủ tục và thị trường tại nước người bán (nhất là thủ tục hải quan xuất khẩu). Có thể không nhận được sự hợp tác đầy đủ từ người bán trong việc cung cấp thông tin, chứng từ.

Quy Trình Thực Hiện Giao Dịch Theo Điều Kiện EXW

Bước 1: Thỏa Thuận Hợp Đồng Giữa Người Bán và Người Mua

Các bên thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng mua bán về việc áp dụng điều kiện EXW [ghi rõ địa điểm giao hàng cụ thể] Incoterms® 2020.
Quy định chi tiết về thời gian giao hàng, thông số hàng hóa, phương thức thanh toán, và ai sẽ chịu trách nhiệm bốc hàng (mặc dù EXW quy định người mua bốc hàng, nhưng có thể có thỏa thuận khác).
Đặc biệt lưu ý thỏa thuận về việc ai sẽ làm thủ tục hải quan xuất khẩu.

Bước 2: Chuẩn Bị Hàng Hóa và Các Tài Liệu Cần Thiết Từ Phía Người Bán

Người bán sản xuất/chuẩn bị hàng hóa theo đúng hợp đồng.
Đóng gói, ký mã hiệu hàng hóa.
Chuẩn bị hóa đơn thương mại và các chứng từ khác mà người mua có thể cần để nhận hàng và làm thủ tục xuất khẩu (nếu người bán hỗ trợ).
Thông báo cho người mua khi hàng đã sẵn sàng để nhận.

Bước 3: Chuyển Giao Hàng Hóa Cho Người Mua (Hoặc Đại Diện Của Người Mua)

Người mua (hoặc người vận chuyển/forwarder do người mua chỉ định) đến địa điểm đã thỏa thuận để nhận hàng.
Người mua chịu trách nhiệm và chi phí bốc hàng lên phương tiện vận tải của mình.
Rủi ro được chuyển từ người bán sang người mua kể từ thời điểm hàng hóa được đặt dưới quyền định đoạt của người mua tại địa điểm đó.
Giai đoạn này và các giai đoạn tiếp theo là lúc vai trò của một công ty giao nhận vận tải như Alpha Express trở nên cực kỳ quan trọng đối với người mua. Alpha Express có thể thay mặt người mua tổ chức phương tiện vận tải đến nhận hàng tại xưởng người bán, thực hiện việc bốc xếp (nếu được ủy thác), làm thủ tục hải quan xuất khẩu, thu xếp vận tải quốc tế bằng đường biển, đường hàng không hoặc đường bộ, và các dịch vụ logistics khác theo yêu cầu.

So Sánh EXW Với Các Điều Kiện Giao Hàng Phổ Biến Khác Trong Incoterms® 2020

EXW (Ex Works) so với FOB (Free on Board)

Phạm vi áp dụng: EXW dùng cho mọi phương thức vận tải; FOB chỉ dùng cho vận tải đường biển/thủy nội địa.
Điểm chuyển giao rủi ro/chi phí:
- EXW: Tại cơ sở người bán, trước khi bốc hàng lên phương tiện vận tải đầu tiên.
- FOB: Khi hàng đã qua lan can tàu (hoặc “on board”) tại cảng bốc hàng chỉ định.
Trách nhiệm làm thủ tục hải quan xuất khẩu:
- EXW: Thuộc về người mua (người bán không có nghĩa vụ).
- FOB: Thuộc về người bán.
Trách nhiệm bốc hàng lên phương tiện vận tải chính:
- EXW: Người mua bốc hàng lên phương tiện vận tải đầu tiên tại nơi đi.
- FOB: Người bán bốc hàng lên tàu tại cảng đi.

EXW (Ex Works) so với CIF (Cost, Insurance and Freight)

Phạm vi áp dụng: EXW dùng cho mọi phương thức; CIF chỉ dùng cho vận tải đường biển/thủy nội địa.
Trách nhiệm vận tải chính và bảo hiểm:
- EXW: Người mua chịu toàn bộ.
- CIF: Người bán thuê tàu, trả cước vận tải chính đến cảng đích và mua bảo hiểm cho lô hàng (với mức tối thiểu) cho người mua hưởng lợi.
Điểm chuyển giao rủi ro:
- EXW: Tại cơ sở người bán.
- CIF: Khi hàng qua lan can tàu (hoặc “on board”) tại cảng bốc hàng (giống FOB), mặc dù người bán trả cước và bảo hiểm đến cảng đích.

Khi Nào Nên Lựa Chọn EXW Thay Vì Các Điều Kiện Khác?

Đối với người bán: Khi muốn tối thiểu hóa hoàn toàn trách nhiệm và rủi ro liên quan đến vận chuyển và xuất khẩu. Phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, mới xuất khẩu, hoặc không có bộ phận logistics chuyên trách.
Đối với người mua: Khi có kinh nghiệm và năng lực tự tổ chức toàn bộ quá trình vận chuyển, làm thủ tục hải quan ở cả hai đầu, và muốn kiểm soát chi phí một cách tối đa. Hoặc khi mua hàng từ nhiều nhà cung cấp nhỏ ở cùng một khu vực và muốn tự gom hàng.
Lưu ý: EXW thường không được khuyến khích trong thương mại quốc tế nếu người mua không có đại diện hoặc kinh nghiệm tại nước người bán để xử lý việc bốc hàng và làm thủ tục hải quan xuất khẩu. Trong nhiều trường hợp, FCA (Free Carrier) [Địa điểm giao hàng chỉ định tại nước người bán] là một lựa chọn tốt hơn EXW, vì theo FCA, người bán có nghĩa vụ giao hàng cho người vận chuyển do người mua chỉ định và thường sẽ làm thủ tục hải quan xuất khẩu.

Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Doanh Nghiệp Sử Dụng Điều Kiện EXW

Phân Định Rõ Ràng Rủi Ro và Trách Nhiệm Trong Quá Trình Vận Chuyển

Người mua phải nhận thức rõ rằng họ chịu gần như toàn bộ rủi ro kể từ khi hàng hóa được đặt dưới quyền định đoạt của họ tại cơ sở người bán. Bất kỳ tổn thất hay hư hỏng nào xảy ra sau đó đều do người mua gánh chịu.
Vấn đề bốc hàng: Mặc dù EXW quy định người mua bốc hàng, trên thực tế người bán có thể hỗ trợ. Tuy nhiên, nếu có sự cố xảy ra trong quá trình bốc hàng do người bán thực hiện (dù là hỗ trợ), trách nhiệm vẫn có thể thuộc về người mua nếu không có thỏa thuận rõ ràng.

Tác Động Của Luật Pháp và Quy Định Địa Phương (Đặc Biệt Về Thủ Tục Hải Quan Xuất Khẩu)

Thủ tục hải quan xuất khẩu: Theo EXW, người bán không có nghĩa vụ làm thủ tục này. Tuy nhiên, ở một số quốc gia (bao gồm cả Việt Nam), việc một cá nhân/doanh nghiệp nước ngoài (người mua) tự đứng ra làm thủ tục hải quan xuất khẩu có thể gặp nhiều khó khăn hoặc không được phép. Trong trường hợp này, các bên cần thỏa thuận rõ ai sẽ thực hiện và chịu chi phí cho thủ tục này. Thông thường, người mua sẽ phải ủy quyền cho một đại lý hoặc chính người bán (với chi phí do người mua chịu) để thực hiện.
Đây là lúc các công ty giao nhận vận tải như Alpha Express (alpha-exp.com) có thể đóng vai trò tư vấn và hỗ trợ quan trọng, giúp người mua hiểu rõ các quy định tại nước xuất khẩu và thu xếp việc làm thủ tục hải quan xuất khẩu một cách hợp pháp và hiệu quả.

Kinh Nghiệm Thực Tiễn Từ Các Doanh Nghiệp Khi Giao Dịch EXW

Thỏa thuận chi tiết trong hợp đồng: Cần quy định rõ ràng về địa điểm giao hàng chính xác, thời gian, ai chịu trách nhiệm bốc hàng, ai làm thủ tục hải quan xuất khẩu, và các chi phí liên quan.
Kiểm tra hàng hóa kỹ lưỡng tại nơi đi: Người mua hoặc đại diện của người mua nên kiểm tra hàng hóa cẩn thận trước khi chấp nhận nhận hàng và bốc hàng.
Lựa chọn đối tác vận chuyển và giao nhận tin cậy: Đây là yếu tố then chốt đối với người mua khi sử dụng EXW. Một forwarder tốt sẽ giúp quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng một cách hiệu quả.

EXW – Lựa Chọn Cần Cân Nhắc Kỹ Lưỡng Trong Thương Mại Quốc Tế

Điều kiện EXW (Ex Works) trong Incoterms® 2020 đặt ra nghĩa vụ tối thiểu cho người bán và tối đa cho người mua. Mặc dù nó mang lại sự đơn giản cho người bán và sự kiểm soát cho người mua (nếu họ có năng lực), EXW cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro và thách thức, đặc biệt là đối với người mua trong việc tổ chức vận chuyển và làm thủ tục hải quan tại nước xuất khẩu.

Việc lựa chọn EXW cần được cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên năng lực, kinh nghiệm của cả hai bên, đặc điểm của hàng hóa và các quy định pháp lý tại các quốc gia liên quan. Trong nhiều trường hợp, đặc biệt là khi người mua không có sự hiện diện hoặc kinh nghiệm tại nước người bán, việc xem xét các điều kiện Incoterms khác như FCA có thể là một lựa chọn phù hợp hơn.

Dù lựa chọn điều kiện nào, việc hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình, cũng như hợp tác với các đối tác logistics chuyên nghiệp và đáng tin cậy như Alpha Express (website: alpha-exp.com) là vô cùng quan trọng. Alpha Express, với kinh nghiệm và mạng lưới dịch vụ toàn diện, có thể hỗ trợ doanh nghiệp (đặc biệt là người mua theo điều kiện EXW) trong việc tổ chức vận chuyển từ A đến Z, làm thủ tục hải quan, quản lý rủi ro và đảm bảo lô hàng của bạn được giao nhận một cách an toàn, hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Điều này giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi và tự tin hơn khi tham gia vào thị trường toàn cầu.

Xem thêm: