Invoice Là Gì? Vai Trò Và Chức Năng Của Invoice

Invoice là một thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong ngành xuất nhập khẩu. Invoice giúp việc giao dịch mua bán trở nên rõ ràng, thể hiện nội quy, trách nhiệm cụ thể của cả bên mua và bên bán, giúp hạn chế các trường hợp tranh chấp xảy ra. Vậy Invoice là gì? Có vai trò ra sao? Hãy cùng Alpha Express tìm hiểu các thông tin về Invoice trong bài viết sau đây.

Invoice là gì?

Invoice là gì? Invoice là một loại chứng từ thương mại quan trọng trong lĩnh vực buôn bán hàng hóa, đặc biệt là trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Invoice được tạo ra bởi người bán, cung cấp thông tin chi tiết về giá của sản phẩm, dịch vụ, số hóa đơn, thời gian, địa điểm phát hành, thông tin về người bán và người mua cũng như tổng số tiền mà người mua phải thanh toán. Nếu có đầy đủ thông tin và điều khoản thanh toán, invoice có thể coi là một hồ sơ pháp lý.

Các nội dung cần có trong Invoice

Một Invoice có giá trị và được xác nhận cần bao gồm đầy đủ thông tin, trình bày rõ ràng, cẩn thận và không có sai sót. Các nội dung trong một Invoice bao gồm:

• Số hóa đơn và ngày phát hành hóa đơn: Đây là hai thông tin quan trọng khi khai báo hải quan tại Việt Nam.
• Thông tin cơ bản của người mua và người bán (tên, địa chỉ): Nhằm xác nhận đại diện của hai bên trong giao dịch.
• Thông tin chi tiết về hàng hóa: Bao gồm tên mặt hàng, năm sản xuất, tính chất, xuất xứ,… giúp người mua hiểu rõ về đơn hàng.
• Đơn giá và tổng giá trị hóa đơn: Hiển thị đơn giá và tổng số tiền cho toàn bộ hàng hóa, giúp thanh toán rõ ràng.
• Các điều kiện thỏa thuận: Bao gồm thỏa thuận về chi phí vận chuyển, chiết khấu, bảo hành, đền bù,… được liệt kê rõ ràng trong trường hợp xảy ra vấn đề sau này.
• Chữ ký xác nhận và đóng dấu: Để có hiệu lực, Invoice cần chứa chữ ký xác nhận từ đại diện của cả người mua và người bán, kèm theo đóng dấu. Trong trường hợp giao dịch giữa hai công ty, người ký xác nhận nên là người có thẩm quyền trong công ty.

Xem thêm: FCA Là Gì? Nội Dung, Những Trách Nhiệm Của Người Mua Và Bán

Vai trò và chức năng của Invoice

Về cơ bản, Invoice là một thỏa thuận pháp lý thể hiện sự đồng ý giữa bên bán và bên mua về giá cũng như các điều kiện thanh toán. Bên cạnh đó, Invoice còn có những vai trò, chức năng sau đây:

• Lưu trữ hồ sơ: Invoice được sử dụng để lưu giữ chứng từ và hồ sơ pháp lý liên quan đến giao dịch mua bán, giúp cả hai bên lưu giữ bản ghi chính xác và đầy đủ.
• Theo dõi thanh toán: Invoice là công cụ hữu ích giúp bên bán và bên mua theo dõi tình hình thanh toán và số tiền còn nợ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài chính.
• Bảo vệ pháp lý: Một Invoice hợp lệ đóng vai trò như bằng chứng pháp lý về sự thỏa thuận giữa hai bên, mang lại đặc quyền bảo vệ từ pháp luật cho bên bán.
• Khai thuế dễ dàng: Việc ghi chép và lưu trữ thông tin từ các Invoice giúp doanh nghiệp báo cáo thu nhập một cách chính xác và đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định về thuế.
• Hỗ trợ phân tích kinh doanh: Phân tích dữ liệu từ Invoice giúp doanh nghiệp thu thập thông tin về hình thức mua hàng của khách hàng, nhận biết xu hướng, sản phẩm phổ biến, thời điểm mua hàng cao điểm,…

Một số loại Invoice phổ biến hiện nay

Sau khi đã biết được Invoice là gì trong xuất nhập khẩu, hãy cùng Alpha Express tìm hiểu một số loại Invoice phổ biến sau đây:

Proforma Invoice

Proforma Invoice (PI) là một loại hóa đơn chiếu lệ được người bán tạo ra. PI có nội dung cơ bản giống với Invoice. Tuy nhiên, PI được lập và gửi cho người mua trước khi hàng hóa được giao, nhằm tái xác nhận các cam kết, điều khoản và điều kiện đã thảo luận và đồng thuận trước đó giữa hai bên.

Đây có thể được xem như một bản nháp hoặc bản thảo mà bên bán cung cấp cho bên mua. Khi bên mua xác nhận, Proforma Invoice sẽ chuyển thành một hợp đồng mua bán hàng hóa chính thức. Sử dụng Proforma Invoice giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình thanh toán, loại bỏ khả năng xảy ra các vấn đề sai sót và kiện tụng.

Commercial Invoice

Commercial Invoice (CI) là một loại hóa đơn thương mại cao cấp, được sử dụng để ghi lại thông tin chi tiết về quá trình giao dịch ngoại thương giữa bên xuất khẩu (nhà cung cấp) và bên nhập khẩu (người mua). Đây là một văn bản có nội dung chính xác và đầy đủ, đồng thời nó có chức năng như là một yêu cầu thanh toán từ phía bên nhập khẩu, mang tính chất thương mại.

Nội dung của Commercial Invoice bao gồm thông tin về phương thức vận chuyển lô hàng, các điều khoản thanh toán cơ bản, thông tin khai báo hải quan, tính thuế xuất nhập khẩu, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán và tên các mặt hàng được giao dịch.

Bài viết liên quan: Quy Trình Nhập Khẩu Hàng Hóa Vào Việt Nam Chi Tiết 2023

Sự khác biệt giữa CI và PI có thể được nhìn nhận qua những điểm sau: 

• Về thời điểm phát hành: PI có thể được lập hoặc chỉnh sửa trước hoặc trong quá trình giao dịch, trong khi CI chỉ được phát hành sau khi 2 bên xuất khẩu và nhập khẩu đã hoàn thành các thỏa thuận.
• Về giá trị thanh toán: PI chỉ là một hóa đơn báo giá, ước lượng số tiền cần thanh toán mà không có chức năng thanh toán hoặc cam kết cụ thể. Trong khi đó, CI có thể đặt yêu cầu bên mua thanh toán theo đúng các điều khoản được ghi trong hóa đơn thương mại.

Provisional Invoice

Provisional Invoice (hóa đơn tạm thời) là hóa đơn được sử dụng như một biện pháp thay thế tạm thời cho hóa đơn chính thức trong những trường hợp sau đây:

• Khi người bán mong muốn thu tiền ngay sau khi hoàn thành giao hàng. 
• Khi đơn hàng được giao nhiều lần và 2 bên muốn thanh toán theo từng đợt. 
• Khi 2 bên muốn đưa ra mức giá tạm thời trước khi xác định giá chính thức dựa trên tình hình thị trường.

Final Invoice

Final Invoice (hóa đơn chính thức) là hóa đơn cuối cùng xác định tổng giá trị của đơn hàng mà người mua phải thanh toán cho người bán. Đây là cơ sở thanh toán cuối cùng để xác nhận cho việc hoàn tất giao dịch giữa hai bên.

Neutral Invoice 

Neutral Invoice (hóa đơn trung gian) là loại hóa đơn được sử dụng trong trường hợp người bán thực hiện việc buôn quán thông qua trung gian, tạm nhập xuất hoặc chuyển khẩu mà không muốn đứng tên trên giấy tờ, hóa đơn. Hóa đơn này sẽ được  một người khác ký nhưng người ký này không phải là người bán hàng trực tiếp cho khách hàng.

Certified Invoice 

Certified Invoice (hóa đơn xác nhận) là một loại hóa đơn được dùng để xác nhận xuất xứ của hàng hóa, thường đi kèm với chữ ký của phòng thương mại và công nghiệp.

Ngoài việc xác nhận nguồn gốc và xuất xứ của hàng hóa, hóa đơn chứng nhận cũng đóng vai trò như một chứng từ có chức năng như một hóa đơn thông thường.

Consular Invoice

Consular Invoice là gì? Consular Invoice (hóa đơn lãnh sự) là một loại hóa đơn xác nhận được cấp bởi lãnh sự của quốc gia mà người mua đang sinh sống và làm việc tại quốc gia của người bán. Hóa đơn lãnh sự thường được lãnh sự quán chứng nhận và đóng dấu, có tác dụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ.

Có thể bạn quan tâm: Dịch Vụ Gửi Hàng Đi Mỹ Uy Tín, Nhanh Chóng – Giá Sốc Giảm Đến 70%

Customs Invoice 

Customs Invoice (hóa đơn hải quan) là hóa đơn được sử dụng để đánh giá giá trị hàng hóa theo mức thuế hải quan và tính toán các khoản phí khác của hải quan.

Customs Invoice chủ yếu được sử dụng trong quá trình xác định thuế, có nhiệm vụ là yêu cầu thanh toán tiền và thường không được phép lưu thông.

Như vậy, thắc mắc Invoice là gì đã được Alpha Express giải đáp chi tiết trong bài viết trên đây. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình thực hiện xuất nhập khẩu hàng hóa.