Tất tần tật về Airway Bill – Vận đơn hàng không

Đối với những ai mới tìm hiểu về lĩnh vực Logistics và Xuất nhập khẩu, thuật ngữ “Airway Bill” có thể còn khá xa lạ. Hãy cùng Alpha Express tìm hiểu chi tiết về Airway Bill là gì và vai trò của loại chứng từ này nhé!

Airway Bill là gì?

Airway Bill (viết tắt: AWB), hay còn gọi là vận đơn hàng không, là chứng từ do hãng vận chuyển phát hành để xác nhận đã tiếp nhận lô hàng và cam kết vận chuyển bằng đường hàng không đến địa điểm đã thỏa thuận.

AWB không chỉ đóng vai trò như một biên lai giao hàng cho người chuyên chở mà còn là bằng chứng cho hợp đồng vận chuyển giữa các bên.

Vận đơn hàng không thường được lập thành nhiều bản, phân phối cho các bên liên quan như người gửi hàng, người vận chuyển và người nhận hàng. Khi hàng hóa đến điểm đến, người nhận hoặc đại lý sẽ dùng AWB và bộ chứng từ liên quan để làm thủ tục nhận hàng tại văn phòng của hãng vận chuyển.

Công dụng của Airway Bill

Vận đơn hàng không có hai chức năng chính:

• Xác nhận biên lai giao hàng cho người chuyên chở.
• Bằng chứng hợp đồng vận chuyển giữa người gửi và người vận chuyển.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng AWB không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa, do đó nó không thể chuyển nhượng như vận đơn đường biển (Bill of Lading). Trong một số trường hợp đặc biệt, khi thanh toán theo phương thức tín dụng thư (L/C), hai bên mua bán có thể thỏa thuận và thực hiện các thủ tục bổ sung, chẳng hạn như yêu cầu ngân hàng “ký hậu” vào mặt sau của AWB, giúp người nhận có thể lấy hàng.

Về quy trình, sau khi người gửi giao hàng cho hãng vận chuyển và hoàn thành các thủ tục hải quan xuất khẩu, vận đơn hàng không sẽ được cấp. Nhờ thời gian vận chuyển bằng máy bay nhanh chóng, bộ chứng từ – trong đó có AWB – thường sẽ được gửi kèm theo hàng hóa, giúp người nhận dễ dàng đối chiếu và chuẩn bị sớm các thủ tục nhập khẩu hàng hóa đến nơi.

Tùy vào thỏa thuận trong hợp đồng mua bán, người nhập khẩu cũng có thể nhận vận đơn hàng không và các chứng từ gốc qua đường chuyển phát nhanh trước khi lô hàng đến đích để hoàn tất thủ tục nhập khẩu một cách nhanh chóng.

Các loại vận đơn hàng không (Airway Bill)

Vận đơn hàng không (AWB) có thể được phân loại dựa trên người phát hành và hình thức gom hàng. Cụ thể như sau:

>>>/ Xem thêm: Xuất nhập khẩu tại chỗ – Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Phân loại theo người phát hành

• Vận đơn của hãng hàng không (Airlines AWB): Đây là loại vận đơn được phát hành trực tiếp bởi hãng hàng không – thường có in sẵn logo hoặc mã nhận dạng riêng. Airlines AWB được sử dụng khi hãng hàng không chịu trách nhiệm chính trong việc vận chuyển lô hàng.
• Vận đơn trung lập (Neutral AWB): Là mẫu vận đơn tiêu chuẩn do Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA) phát hành. Neutral AWB không mang tên hoặc biểu tượng của bất kỳ hãng vận chuyển nào. Loại vận đơn này thường được sử dụng bởi người gom hàng (freight forwarder) hoặc đại lý khi họ tổ chức gom hàng từ nhiều chủ hàng khác nhau.

Phân loại theo hình thức gom hàng

• Vận đơn của người gom hàng (House Airway Bill – HAWB): HAWB là vận đơn do người gom hàng (forwarder) phát hành cho từng lô hàng lẻ khi nhận hàng từ người gửi. Trên HAWB thường có mã số riêng và thông tin đối chiếu với vận đơn chủ (MAWB).
• Vận đơn chủ (Master Airway Bill – MAWB): MAWB được cấp bởi hãng hàng không khi người gửi hàng (shipper) hoặc người gom hàng đặt chỗ trực tiếp với hãng vận chuyển. Vận đơn này giúp theo dõi, kiểm soát toàn bộ lô hàng và đơn giản hóa quy trình vận chuyển.

Nội dung trong vận đơn hàng không (Airway Bill)

Mẫu vận đơn hàng không được quy định thống nhất bởi IATA. Dưới đây là nội dung chi tiết dựa trên mẫu Airway Bill của hãng UPS (Mỹ) để bạn có thể tham khảo:

Nội dung mặt trước của Airway Bill

Mặt trước của vận đơn hàng không thể hiện đầy đủ các thông tin liên quan đến lô hàng và quá trình vận chuyển, bao gồm:

• Shipper name and address: Tên và địa chỉ người gửi hàng
• Consignee name and address: Tên và địa chỉ người nhận hàng
• AWB number: Số vận đơn
• Airport of departure: Sân bay xuất phát
• Issuing carrier’s name and address: Tên và địa chỉ của hãng vận chuyển phát hành vận đơn
• Issuing carrier’s agent: Đại lý của hãng vận chuyển
• Routing: Tuyến đường vận chuyển
• Accounting information: Thông tin thanh toán
• Currency: Loại tiền thanh toán
• Charges codes: Mã phí vận chuyển
• Charges: Các khoản cước phí và chi phí liên quan
• Declared value for carriage: Giá trị khai báo của hàng hóa cho mục đích vận chuyển
• Declared value for customs: Giá trị khai báo cho mục đích hải quan
• Amount of insurance: Số tiền bảo hiểm nếu có
• Handling information: Thông tin xử lý hàng hóa
• Number of pieces: Số lượng kiện hàng
• Other charges: Các chi phí khác liên quan
• Prepaid: Khoản cước phí đã thanh toán trước
• Collect: Khoản cước phí thanh toán sau
• Shipper’s certification box: Ô xác nhận chữ ký của người gửi hàng
• Carrier’s execution box: Ô xác nhận của người vận chuyển
• For carrier use only at destination: Phần dành riêng cho người vận chuyển tại nơi đến
• Collect charges in destination currency, for carrier use only: Ghi chú về việc thanh toán cước phí trả sau bằng đồng tiền tại nơi đến.

>>/ Bạn có thể quan tâm: Cách tra cứu vận đơn UPS là gì?

Thông thường, một bộ vận đơn sẽ gồm 3 bản gốc và nhiều bản sao. Ở mặt sau của các bản gốc sẽ kèm theo những quy định chi tiết về điều kiện vận chuyển.

Nội dung mặt sau của Airway Bill

Mặt sau của vận đơn hàng không chủ yếu bao gồm:

• Thông báo về trách nhiệm của người chuyên chở: Phần này thể hiện giới hạn trách nhiệm bồi thường của hãng vận chuyển trong trường hợp xảy ra tổn thất, hư hỏng hoặc mất mát hàng hóa. Mức bồi thường thường được quy định theo các công ước và luật quốc tế như Công ước Warsaw 1929, Nghị định thư Hague 1955 hay Nghị định thư Montreal.
• Các điều kiện hợp đồng vận chuyển: Phần này liệt kê các điều khoản ràng buộc giữa người gửi hàng và người chuyên chở, bao gồm:
  • Định nghĩa các thuật ngữ (người chuyên chở, vận chuyển, điểm dừng, công ước liên quan…).
  • Thời hạn trách nhiệm của người chuyên chở.
  • Cơ sở và giới hạn trách nhiệm khi có tổn thất xảy ra.
  • Các quy định về cước phí, trọng lượng tính cước.
  • Thời hạn thông báo khi có tổn thất.
  • Quy trình khiếu nại đối với người chuyên chở.
  • Luật áp dụng và giải quyết tranh chấp.

Những điều khoản này được thiết lập nhằm đảm bảo quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm rõ ràng giữa các bên, đồng thời tuân thủ luật pháp và thông lệ quốc tế.

Quy trình phát hành Airway Bill (AWB)

Quá trình phát hành vận đơn hàng không thường được thực hiện theo 6 bước cơ bản như sau:

• Bước 1: Người gửi hàng tiến hành bàn giao sản phẩm hoặc hàng hóa cho đơn vị vận tải theo đúng thỏa thuận.
• Bước 2: Sau khi tiếp nhận hàng, người vận tải sẽ lập và phát hành vận đơn hàng không, cụ thể là bản số 3, giao cho người gửi hàng. Đây là chứng từ quan trọng, xác nhận thông tin lô hàng và đảm bảo quyền lợi cho các bên liên quan.
• Bước 3: Hàng hóa được vận chuyển và xếp lên máy bay, sẵn sàng cho hành trình đến quốc gia nhập khẩu.
• Bước 4: Người gửi hàng hoàn thiện bộ chứng từ cần thiết, bao gồm vận đơn bản số 3 và các giấy tờ liên quan, sau đó chuyển cho người nhận hàng.
• Bước 5: Người nhận hàng căn cứ vào thông tin lô hàng đến sân bay nhận hàng, xuất trình đầy đủ các giấy tờ yêu cầu cho đại lý của người vận tải.
• Bước 6: Sau khi đối chiếu và xác nhận giấy tờ, đại lý vận tải tại điểm đến sẽ tiến hành bàn giao hàng hóa cho người nhận. Lưu ý, thông thường không cần xuất trình bản gốc AWB, bởi thông tin về lô hàng đã được lưu trữ và xác thực từ trước.

Trên đây là những thông tin cơ bản về quy trình phát hành Airway Bill (AWB) mà Alpha Express muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về chứng từ quan trọng trong vận chuyển hàng không quốc tế này!