Telex Release Là Gì? 4 Rủi Ro & Cách Dùng An Toàn

Hàng đã cập cảng đích, thông báo hàng đến (Arrival Notice) đã nằm trên bàn, nhưng bộ vận đơn gốc (Original Bill of Lading) vẫn đang “lênh đênh” ở đâu đó trên đường chuyển phát nhanh quốc tế. Đây là cơn ác mộng của mọi nhân viên xuất nhập khẩu: chi phí lưu kho bãi (demurrage/detention) bắt đầu tính từng giờ, và khách hàng thì đang réo gọi đòi hàng.

Trong tình huống “dầu sôi lửa bỏng” đó, giải pháp cứu cánh duy nhất mang tên Telex Release. Nhưng thực chất cơ chế này vận hành như thế nào, và liệu nó có an toàn tuyệt đối như lời đồn?

Telex Release là gì? Hiểu đúng về bản chất

Rất nhiều người làm nghề logistics lâu năm vẫn quen miệng gọi là “làm Surrender Bill”. Thực tế, Telex Release là gì? Nó là một phương thức giao hàng mà ở đó, hãng tàu hoặc công ty giao nhận (Forwarder) tại cảng xuất (POL) gửi một điện báo (trước đây là Telex, giờ là Email/Fax/Hệ thống nội bộ) cho đại lý của họ tại cảng đích (POD), yêu cầu giải phóng hàng cho người nhận (Consignee) mà không cần xuất trình vận đơn gốc.

Hãy hình dung đơn giản: Thay vì cầm tờ giấy (Bill gốc) chạy từ nước này sang nước khác để đổi lấy lệnh giao hàng (D/O), chúng ta chuyển sang dùng “tín hiệu số”.

Cụm từ “Telex” bắt nguồn từ “Telegraphic Exchange Service” – một hệ thống gửi tin nhắn đường dài cũ kỹ. Ngày nay, chẳng còn ai dùng máy Telex nữa, tất cả đã được số hóa qua email hoặc hệ thống phần mềm của hãng tàu, nhưng cái tên “Telex Release” vẫn được giữ lại như một thuật ngữ tiêu chuẩn ngành.

Mối liên hệ mật thiết với “Surrender Bill”

Bạn sẽ thường xuyên nghe thấy thuật ngữ “Surrender Bill” đi kèm với Telex Release. Để thực hiện được Telex Release, một điều kiện tiên quyết là vận đơn gốc (Original B/L) phải được thu hồi hoặc “đầu hàng” (Surrender) lại cho hãng tàu tại phía xuất khẩu.

Quy trình tư duy ở đây là:

1. Shipper trả lại Bill gốc cho hãng tàu (hoặc yêu cầu không in Bill gốc ngay từ đầu).
2. Hãng tàu đóng dấu “Surrendered” hoặc “Telex Release” lên hệ thống.
3. Hãng tàu gửi điện (Telex) sang cảng đích để nhả hàng.

Tại sao và khi nào nên sử dụng Telex Release?

Trong thương mại quốc tế, không phải lúc nào “tiền trao cháo múc” bằng giấy tờ gốc cũng là tối ưu. Có những tình huống mà Telex Release trở thành lựa chọn bắt buộc chứ không chỉ là sự thay thế.

1. Thời gian vận chuyển (Transit Time) quá ngắn

Đây là lý do phổ biến nhất. Nếu bạn xuất khẩu hàng từ Việt Nam đi các nước trong khu vực Đông Nam Á (Thái Lan, Singapore, Malaysia) hoặc Trung Quốc, thời gian tàu chạy chỉ mất từ 2-4 ngày.
Trong khi đó, quy trình làm bộ chứng từ (Invoice, Packing List, C/O) và gửi chuyển phát nhanh Bill gốc có thể mất tới 3-5 ngày. Hàng đến trước giấy tờ sẽ gây ra ách tắc và phát sinh chi phí lưu kho cực lớn. Telex Release giải quyết triệt để vấn đề độ trễ này.

2. Tránh rủi ro thất lạc chứng từ

Gửi một bộ Bill gốc qua đường chuyển phát nhanh (DHL, FedEx…) dù an toàn đến đâu vẫn tiềm ẩn rủi ro thất lạc. Nếu mất Bill gốc, quy trình xin cấp lại cực kỳ gian nan (phải đặt cọc tiền hàng, đăng báo, chờ đợi…). Sử dụng Telex Release loại bỏ hoàn toàn nỗi lo này vì chứng từ “nằm trên mạng”.

3. Linh hoạt trong thanh toán

Nhiều Shipper giữ Bill gốc như một “con tin” để đảm bảo Consignee thanh toán tiền hàng. Ngay khi tiền “ting ting” vào tài khoản, Shipper chỉ cần gửi yêu cầu Telex Release cho hãng tàu là xong. Consignee nhận được hàng ngay lập tức mà không cần chờ đợi gửi thư tay.

4. Chỉnh sửa thông tin phút chót

Nếu phát hiện sai sót trên Bill gốc khi tàu đã chạy, việc thu hồi Bill giấy để sửa và in lại rất mất thời gian và tốn kém phí chuyển phát. Với Telex, việc điều chỉnh thông tin (Amendment) và cập nhật lệnh giải phóng hàng diễn ra nhanh chóng hơn nhiều.

Quy trình thực hiện Telex Release chi tiết

Để hiểu rõ Telex Release là gì dưới góc độ thực chiến, chúng ta cần đi sâu vào quy trình từng bước. Đây là lúc kinh nghiệm xử lý tình huống được phát huy.

Bước 1: Yêu cầu từ Shipper
Sau khi tàu chạy và có vận đơn (Draft hoặc Original), Shipper gửi yêu cầu làm Telex Release cho Hãng tàu hoặc Forwarder.

• Lưu ý: Nếu đã lỡ lấy Bill gốc về văn phòng, Shipper bắt buộc phải mang trả lại bộ Bill gốc (đủ 3 bản) cho hãng tàu. Không bao giờ có chuyện giữ Bill gốc trong tay mà đòi làm Telex.

Bước 2: Thanh toán cước phí
Hãng tàu sẽ không bao giờ làm Telex Release nếu Shipper chưa thanh toán các khoản phí local charge và cước biển (nếu điều kiện là Prepaid). Ngoài ra, Shipper phải đóng thêm một khoản phí gọi là “Telex Fee” hoặc “Surrender Fee” (dao động từ 30$ – 50$ tùy hãng).

Bước 3: Hãng tàu phát hành điện giao hàng
Sau khi nhận lại Bill gốc (hoặc xác nhận chưa in) và nhận đủ tiền, Hãng tàu tại cảng xuất (POL) sẽ:

1. Đóng dấu “Surrendered” hoặc “Telex Release” lên bản Copy của Bill.
2. Gửi email/hệ thống nội bộ thông báo cho văn phòng đại lý tại cảng đích (POD) kèm theo chi tiết lô hàng và xác nhận: “Cho phép giao hàng cho Consignee mà không cần Bill gốc”.

Bước 4: Consignee nhận lệnh giao hàng (D/O)
Tại cảng đích, Consignee chỉ cần xuất trình giấy giới thiệu và bằng chứng xác nhận Telex Release (thường là file scan Bill có đóng dấu Surrender mà Shipper gửi qua email) là có thể đổi lấy Lệnh giao hàng (D/O) để đi làm thủ tục hải quan và kéo hàng về.

Phân biệt Telex Release và Sea Waybill (Express Release)

Đây là điểm mà ngay cả những nhân viên xuất nhập khẩu có kinh nghiệm đôi khi cũng nhầm lẫn. Cả hai đều cho phép lấy hàng không cần Bill gốc, nhưng bản chất pháp lý hoàn toàn khác nhau.

Telex Release:

• Cơ sở: Vẫn dựa trên cơ chế của Bill of Lading (Vận đơn). Tức là về lý thuyết, Bill gốc VẪN TỒN TẠI (hoặc được giả định là tồn tại) và đã được thu hồi.
• Quyền sở hữu: Hàng hóa vẫn thuộc quyền định đoạt của Shipper cho đến khi họ quyết định “nhả” (release) bằng lệnh Telex. Shipper có thể giữ hàng lại (Hold) cho đến phút chót.
• Chi phí: Thường mất phí Surrender/Telex.

Sea Waybill (Express Release):

• Cơ sở: Không phải là chứng từ sở hữu (Title of Document). Nó chỉ là biên lai nhận hàng và hợp đồng vận chuyển.
• Quyền sở hữu: Ngay khi Sea Waybill được phát hành, hàng hóa mặc nhiên thuộc về Consignee (người nhận ghi trên bill). Shipper mất quyền kiểm soát hàng hóa ngay khi tàu chạy.
• Tính chất: Thường dùng cho các công ty mẹ – con, đối tác cực kỳ tin cậy, hoặc hàng đã thanh toán 100% trước khi gửi (T/T in advance).
• Chi phí: Thường không mất phí hoặc phí rất thấp.

Hiểu đơn giản: Telex Release là “Khóa hàng lại, khi nào tôi bảo mở thì mở”, còn Sea Waybill là “Cửa không khóa, cứ đến mà lấy”.

Những rủi ro tiềm ẩn khi sử dụng Telex Release

Dù tiện lợi, Telex Release không phải là không có “gót chân Achilles”. Dưới góc độ quản trị rủi ro, cần lưu ý những điểm sau:

Rủi ro cho Shipper (Người xuất khẩu)

Rủi ro lớn nhất nằm ở việc mất quyền kiểm soát hàng hóa quá sớm. Trong một số trường hợp lừa đảo thương mại, nếu Shipper đồng ý làm Telex Release khi chưa nhận được tiền thanh toán từ phía người mua (nhất là với khách hàng mới), Consignee có thể lấy hàng và sau đó chây ì hoặc từ chối thanh toán.

Nên nhớ: Một khi lệnh Telex đã được gửi đi và Consignee đã đổi được D/O, việc Shipper muốn thu hồi lại lệnh giao hàng là cực kỳ khó khăn, đôi khi là bất khả thi về mặt pháp lý tại nước sở tại.

Rủi ro cho Consignee (Người nhập khẩu)

Ngược lại, nếu Consignee đã trả tiền nhưng Shipper cố tình không làm Telex Release (do tranh chấp hoặc gian lận), hàng sẽ nằm chết tại cảng. Chi phí lưu kho bãi sẽ dồn lên vai Consignee.

Lừa đảo qua Email (Cyber Fraud)

Trong thời đại số, hacker có thể xâm nhập email của Shipper hoặc Forwarder, giả mạo lệnh Telex Release gửi cho đại lý tại cảng đích để cướp hàng. Hoặc ngược lại, gửi bill giả mạo (đã Photoshop dấu Surrender) cho Consignee để lừa chuyển tiền. Do đó, việc xác thực qua hệ thống chính hãng của hãng tàu là bước không thể bỏ qua.

Khi nào KHÔNG NÊN dùng Telex Release?

Không phải lô hàng nào cũng nên áp dụng phương thức này. Bạn nên cân nhắc giữ Bill gốc trong các trường hợp:

• Thanh toán L/C (Thư tín dụng): Ngân hàng thường yêu cầu bộ chứng từ gốc (Full set of Original B/L) để đảm bảo tính pháp lý chặt chẽ. Telex Release thường không được chấp nhận hoặc sẽ gây ra lỗi chứng từ (discrepancy), trừ khi L/C có điều khoản cho phép đặc biệt.
• Chưa tin tưởng đối tác: Nếu đây là chuyến hàng đầu tiên với một đối tác mới và bạn chưa nhận được thanh toán 100%, hãy giữ Bill gốc thật chặt. Nó là bằng chứng duy nhất chứng minh quyền sở hữu hàng hóa của bạn.
• Quy định đặc thù của quốc gia nhập khẩu: Một số quốc gia có hệ thống hải quan hoặc luật pháp yêu cầu bắt buộc phải có vận đơn gốc để thông quan. Việc dùng Telex có thể gây khó khăn cho người nhận.

Kinh nghiệm xử lý thực tế cho dân trong nghề

Nếu bạn là một Forwarder hoặc nhân viên XNK, dưới đây là vài “mẹo” để xử lý Telex Release mượt mà:

1. Check trước với Consignee: Trước khi quyết định làm Telex, hãy hỏi Consignee xem họ có cần Bill gốc để làm gì không (ví dụ vay vốn ngân hàng, trình cơ quan thuế). Đừng tự ý quyết định.
2. Yêu cầu “Surrender” ngay từ đầu: Nếu biết chắc chắn sẽ làm Telex (ví dụ tuyến ngắn Vietnam – China), hãy yêu cầu Forwarder/Hãng tàu không in Bill gốc ngay từ lúc booking. Việc này giúp tiết kiệm thời gian Shipper phải ký tá và trả lại Bill, đồng thời tránh rủi ro mất Bill trên đường từ văn phòng ra hãng tàu.
3. Kiểm tra kỹ tình trạng thanh toán: Là Forwarder, tuyệt đối không release hàng (gửi Telex cho đại lý đích) khi Shipper chưa thanh toán cước hoặc chưa có xác nhận bằng văn bản về việc nhả hàng. Một email xác nhận từ Shipper là bằng chứng bảo vệ bạn trước pháp luật nếu có tranh chấp xảy ra.
4. Phí Telex ai chịu?: Hãy thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng mua bán (Sales Contract). Theo Incoterms, việc này tùy thuộc vào đàm phán, nhưng thông thường nếu Shipper yêu cầu sự tiện lợi (hoặc do gửi chậm), Shipper sẽ chịu. Nếu Consignee yêu cầu gấp, Consignee có thể phải hoàn trả phí này.

Việc hiểu rõ Telex Release là gì không chỉ dừng lại ở định nghĩa sách vở. Đó là sự thấu hiểu về dòng chảy của hàng hóa, dòng tiền và trách nhiệm pháp lý. Trong một thế giới logistics đang chuyển mình mạnh mẽ sang số hóa (e-Bill, Blockchain), Telex Release vẫn là một mắt xích quan trọng, là cầu nối giữa sự cẩn trọng truyền thống và tốc độ của thời đại mới. Sử dụng nó đúng cách, bạn sẽ nắm trong tay chìa khóa để vận hành chuỗi cung ứng một cách linh hoạt và hiệu quả.