Đăng ký / Đăng nhập
Nội dung chính
Cuộc đua với thời gian và chi phí lưu kho
Hãy tưởng tượng lô hàng của bạn đã cập cảng Cát Lái hoặc Hải Phòng. Tàu đã neo, cần cẩu đã hạ container xuống bãi, nhưng bộ chứng từ gốc (Original Bill of Lading) vẫn đang “du lịch” đâu đó trên bầu trời giữa người bán và người mua. Mỗi ngày trôi qua, phí lưu container (DEM/DET) và phí lưu bãi (Storage) cứ thế tích lũy, gặm nhấm dần vào biên lợi nhuận mỏng manh của lô hàng.
Đó chính là cơn ác mộng mà bất kỳ nhân viên xuất nhập khẩu hay logistics nào cũng từng ít nhất một lần nếm trải. Trong bối cảnh áp lực về tốc độ giao hàng ngày càng lớn, việc chờ đợi tờ giấy vận đơn gốc chuyển phát nhanh quốc tế trở nên lỗi thời và đầy rủi ro.
Đây là lúc hai “người hùng” xuất hiện: Telex Release và Seaway Bill. Dù mục đích cuối cùng đều là giải phóng hàng nhanh chóng mà không cần nộp lại vận đơn gốc giấy tại cảng đến, nhưng bản chất pháp lý, quy trình và độ an toàn của chúng lại khác xa nhau một trời một vực. Hiểu sai về chúng không chỉ mất tiền oan mà còn có thể mất luôn cả quyền kiểm soát hàng hóa.
Telex Release: “Điện giao hàng” trong kỷ nguyên số
Nhiều người mới vào nghề thường thắc mắc: “Tại sao gọi là Telex trong khi cái máy Telex đã tuyệt chủng từ thế kỷ trước?”. Câu trả lời nằm ở thói quen. Trước đây, các hãng tàu dùng máy Telex để gửi tin nhắn xác nhận. Giờ đây, mọi thứ thực hiện qua email hoặc hệ thống nội bộ, nhưng cái tên “Telex Release” vẫn sống khỏe như một thuật ngữ không thể thay thế.
Bản chất thực sự của Telex Release
Hiểu đơn giản, Telex Release là phương thức mà hãng tàu (hoặc Forwarder) tại cảng xuất (POL) gửi một thông báo điện tử đến đại lý của họ tại cảng đích (POD), cho phép giải phóng hàng cho người nhận (Consignee) mà không cần Consignee phải xuất trình vận đơn gốc.
Tuy nhiên, điều kiện tiên quyết để làm được Telex Release là: Vận đơn gốc (Original Bill of Lading) đã từng được phát hành, in ra và sau đó đã được thu hồi (Surrendered).
Quy trình thường diễn ra như sau:
- Người xuất khẩu (Shipper) nhận bộ Bill gốc từ hãng tàu.
- Shipper nhận đủ tiền hàng từ người mua (Consignee).
- Shipper trả lại (Surrender) bộ Bill gốc cho hãng tàu tại đầu xuất.
- Shipper đóng phí Telex Release.
- Hãng tàu gửi điện giao hàng (Telex) sang đại lý đầu nhập để nhả hàng (Release) cho Consignee.
Khi nào nên dùng Telex Release?
Kinh nghiệm xương máu cho thấy Telex Release là “phao cứu sinh” trong các trường hợp:
- Thời gian vận chuyển ngắn: Hàng đi từ Việt Nam sang Trung Quốc, Hong Kong, Thái Lan chỉ mất 2-3 ngày, trong khi gửi chứng từ gốc mất 3-4 ngày.
- Thanh toán chậm trễ: Shipper muốn giữ quyền kiểm soát hàng đến phút chót. Chỉ khi “tiền ting ting”, họ mới yêu cầu làm Telex. Đây là công cụ gây áp lực thanh toán cực kỳ hiệu quả.
- Thay đổi người nhận hàng phút chót: Việc sửa đổi trên hệ thống và làm Telex thường nhanh hơn việc thu hồi Bill gốc cũ và gửi lại Bill gốc mới.
Nhược điểm lớn nhất? Phí. Hãng tàu coi đây là một dịch vụ cộng thêm và họ thu phí không hề rẻ (thường từ 30-50 USD/bill).
Seaway Bill: Tốc độ tối đa, niềm tin tuyệt đối
Nếu Telex Release là việc “đã có giấy tờ nhưng xé bỏ để đi đường tắt”, thì Seaway Bill (SWB) lại là “ngay từ đầu đã không cần giấy tờ rườm rà”.
Seaway Bill khác biệt như thế nào?
Seaway Bill không phải là một chứng từ sở hữu hàng hóa (Document of Title). Nó đơn thuần là một hợp đồng vận chuyển và biên lai nhận hàng. Trên mặt Bill thường có dòng chữ “Non-negotiable” (Không thể thương lượng/chuyển nhượng).
Khi sử dụng Seaway Bill:
- Không có Bill gốc được phát hành: Hãng tàu chỉ phát hành file mềm hoặc bản copy.
- Cơ chế Express Release: Hàng đến cảng đích, người nhận hàng chỉ cần chứng minh mình đúng là Consignee (qua giấy giới thiệu, CCCD, thông báo hàng đến) là có thể lấy hàng. Không cần chờ đợi bất kỳ thông báo “nhả hàng” nào từ đầu xuất.
- Chi phí: Đa số các hãng tàu miễn phí phí làm Seaway Bill, hoặc thu rất thấp so với Telex Release.
“Vùng an toàn” của Seaway Bill
Nghe có vẻ Seaway Bill quá tuyệt vời: Nhanh, rẻ, tiện. Vậy tại sao không dùng nó cho tất cả lô hàng? Câu trả lời nằm ở chữ RỦI RO.
Vì Seaway Bill không phải là chứng từ sở hữu, nên ai có tên trên ô Consignee là người đó lấy được hàng ngay khi tàu cập bến. Shipper gần như mất quyền kiểm soát lô hàng ngay khi tàu chạy. Do đó, Seaway Bill chỉ dành cho:
- Quan hệ nội bộ: Công ty mẹ gửi hàng cho công ty con, chi nhánh chuyển hàng cho nhau.
- Đối tác cực kỳ tin cậy: Hai bên đã làm ăn lâu năm, tin tưởng tuyệt đối.
- Đã thanh toán 100%: Tiền đã về túi Shipper trước khi tàu chạy (T/T in advance).
- Hàng mau hỏng/Cần gấp: Như thực phẩm tươi sống, linh kiện dây chuyền sản xuất cần thông quan ngay lập tức.
So sánh trực diện: Telex Release và Seaway Bill
Để phân biệt rõ ràng hai khái niệm Telex Release và Seaway Bill, chúng ta cần nhìn sâu vào bản chất pháp lý và quy trình vận hành thực tế.
| Tiêu chí | Telex Release | Seaway Bill |
|---|---|---|
| Bản chất | Là phương thức giao hàng sau khi đã thu hồi Bill gốc. | Là loại vận đơn không có chức năng sở hữu (Non-negotiable). |
| Vận đơn gốc | Có phát hành, sau đó phải nộp lại (Surrender). | Không bao giờ phát hành bản gốc. |
| Quyền sở hữu (Title) | Vẫn giữ tính chất sở hữu cho đến khi làm Telex. | Không đại diện cho quyền sở hữu hàng hóa. |
| Khả năng giữ hàng | Shipper có thể giữ hàng (hold) cho đến khi nhận tiền. | Shipper rất khó giữ hàng một khi tàu đã chạy. |
| Thanh toán L/C | Có thể dùng (tùy ngân hàng chấp nhận surrender B/L). | Tuyệt đối KHÔNG dùng cho thanh toán L/C. |
| Chi phí | Tốn phí (Surrender Fee/Telex Fee). | Thường miễn phí hoặc phí rất thấp (Telex Fee). |
| Tốc độ lấy hàng | Nhanh (sau khi có điện). | Cực nhanh (Express Release ngay khi hàng đến). |
Những cạm bẫy thực tế cần tránh
Trong quá trình tư vấn và xử lý hàng ngàn lô hàng, tôi nhận thấy nhiều doanh nghiệp vẫn mắc những sai lầm sơ đẳng khi lựa chọn giữa hai hình thức này.
1. Bẫy thanh toán với Seaway Bill
Rất nhiều Shipper non kinh nghiệm, vì muốn tiết kiệm vài chục USD phí Telex và chiều lòng khách hàng, đã đồng ý làm Seaway Bill khi chưa nhận đủ tiền thanh toán. Kết quả: Hàng đến cảng, khách hàng (Consignee) ra lấy hàng đi mất, còn tiền thì… “đang chuyển”. Vì Seaway Bill không cần lệnh giải phóng từ Shipper, hãng tàu buộc phải giao hàng cho đúng người nhận trên Bill. Lúc này, Shipper hoàn toàn ở thế bị động và không có cơ sở pháp lý mạnh để khiếu nại hãng tàu.
2. Sự nhầm lẫn về “Surrender Bill”
Nhiều người gọi tắt là “làm Surrender”. Thực tế, Surrender là hành động nộp lại Bill gốc để yêu cầu làm Telex Release. Trên Bill sẽ đóng dấu “SURRENDERED” hoặc “TELEX RELEASE”. Đừng nhầm lẫn tờ Bill có đóng dấu này là một loại Bill riêng biệt. Nó chính là kết quả của quy trình Telex Release.
3. Ngân hàng và tín dụng thư (L/C)
Nếu bạn thanh toán bằng L/C (Letter of Credit), ngân hàng thường yêu cầu bộ chứng từ gốc để đảm bảo quyền kiểm soát hàng hóa (làm vật thế chấp). Seaway Bill không có giá trị chuyển nhượng, nên 99% ngân hàng sẽ từ chối thanh toán nếu bộ chứng từ xuất trình là Seaway Bill, trừ khi có thỏa thuận đặc biệt rất hiếm hoi. Với Telex Release, một số L/C cho phép nhưng phải ghi rõ điều khoản chấp nhận bản copy của Bill đã Surrender.
Chiến thuật sử dụng linh hoạt
Vậy làm sao để tối ưu hóa lợi ích từ Telex Release và Seaway Bill?
- Đối với hàng đi gần (Intra-Asia):
- Nếu tin tưởng/đã nhận tiền: Dùng Seaway Bill ngay từ đầu (yêu cầu hãng tàu set up khi gửi SI – Shipping Instructions). Tiết kiệm chi phí, không lo gửi chứng từ.
- Nếu chưa nhận tiền/khách mới: Yêu cầu phát hành Bill gốc. Giữ Bill gốc trong tay. Khi nhận tiền xong, mang Bill gốc ra hãng tàu trả lại và đóng phí làm Telex Release. Đừng bao giờ làm Seaway Bill cho khách mới quen.
- Đối với hàng đi xa (Mỹ, EU):
- Thời gian tàu chạy 20-40 ngày là quá đủ để gửi chứng từ gốc qua DHL/FedEx. Trừ khi thất lạc chứng từ, việc làm Telex Release là lãng phí không cần thiết. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tiết kiệm phí chuyển phát nhanh và rủi ro thất lạc, Telex Release vẫn là một lựa chọn tốt nếu biên lợi nhuận cho phép.
- Mẹo đàm phán:
- Khi book tàu, hãy hỏi Forwarder hoặc hãng tàu về phí Telex và chính sách Seaway Bill. Một số tuyến (route) cạnh tranh cao, hãng tàu có thể free phí Telex nếu bạn deal khéo ngay từ đầu.
- Nếu làm Seaway Bill, hãy đảm bảo mục Consignee ghi chính xác tên công ty người nhận, tránh ghi “To Order” (Theo lệnh) vì Seaway Bill không thể chuyển nhượng theo lệnh như Bill gốc.
Lời khuyên cho người làm nghề
Sự linh hoạt là chìa khóa trong Logistics. Telex Release và Seaway Bill không chỉ là những thuật ngữ khô khan trên giấy tờ, chúng là công cụ tài chính và quản trị rủi ro.
Sử dụng Telex Release, bạn đang mua sự an toàn (giữ hàng chờ tiền) với một mức phí. Sử dụng Seaway Bill, bạn đang đánh đổi sự kiểm soát để lấy tốc độ và chi phí bằng 0.
Đứng ở vị trí người làm xuất nhập khẩu, bạn cần đánh giá kỹ lưỡng mối quan hệ với đối tác và dòng tiền của lô hàng trước khi đặt bút chọn loại hình phát hành vận đơn (B/L Type). Một quyết định sai lầm về loại Bill có thể khiến hàng nằm cảng hàng tháng trời, hoặc tệ hơn là mất trắng hàng hóa vào tay kẻ gian. Hãy nhớ, trong vận tải biển quốc tế, chứng từ chính là hàng hóa. Kiểm soát chứng từ thông minh chính là nắm giữ chìa khóa thành công của thương vụ.
