Transit Time Là Gì? Cách Tính và Các Yếu Tố Ảnh Hưởng

Trong bối cảnh thương mại toàn cầu ngày càng phát triển, việc vận chuyển hàng hóa từ Việt Nam ra thế giới và ngược lại đã trở thành một hoạt động thiết yếu. Đối với mọi doanh nghiệp xuất nhập khẩu, câu hỏi “Khi nào hàng của tôi sẽ đến?” luôn là một trong những mối quan tâm hàng đầu. Sự chậm trễ trong vận chuyển không chỉ đơn thuần là việc chờ đợi, nó có thể gây gián đoạn cả một dây chuyền sản xuất, làm tăng chi phí lưu kho, và quan trọng nhất là làm giảm sự hài lòng và tin tưởng của khách hàng.

Để định lượng và quản lý khoảng thời gian quan trọng này, ngành logistics sử dụng một thuật ngữ chuyên ngành: “Transit Time” (Thời gian vận chuyển). Đây là một chỉ số hiệu suất (KPI) cốt lõi, là nền tảng để lập kế hoạch sản xuất, quản lý tồn kho và đưa ra các cam kết với đối tác. Bài viết này sẽ cung cấp một cẩm nang toàn diện, giúp bạn hiểu rõ “Transit Time là gì”, các yếu tố nào ảnh hưởng đến nó, và làm thế nào để doanh nghiệp có thể quản lý và tối ưu hóa chỉ số này một cách hiệu quả.

Transit Time Là Gì? Định Nghĩa Chính Xác Trong Vận Chuyển Quốc Tế

Định nghĩa Transit Time (Thời gian vận chuyển)

Transit time, hay Thời gian vận chuyển, là tổng thời gian cần thiết để một lô hàng di chuyển từ điểm xuất phát (cảng đi, sân bay đi) đến điểm đích (cảng đến, sân bay đến). Nói một cách đơn giản, đây là khoảng thời gian mà hàng hóa thực sự “ở trên đường”, tức là trên tàu, trên máy bay hoặc trên xe tải trong chặng vận chuyển chính.

Lưu ý quan trọng: Theo định nghĩa chuyên ngành, transit time thường không bao gồm thời gian cần thiết cho các hoạt động tại hai đầu như thời gian vận chuyển hàng từ kho của người bán ra cảng, thời gian làm thủ tục hải quan xuất khẩu, hoặc thời gian dỡ hàng, thông quan và giao hàng nội địa tại nước đến. Những khoảng thời gian này cần được tính riêng khi muốn xác định tổng thời gian giao hàng tận nơi (door-to-door).

Phân biệt rõ ràng: Transit Time, Shipping Time và Delivery Time

Để tránh nhầm lẫn, điều quan trọng là phải phân biệt được các thuật ngữ liên quan:

• Transit Time (Thời gian vận chuyển): Thường được tính từ cảng-đến-cảng (Port-to-Port) hoặc sân bay-đến-sân bay (Airport-to-Airport). Đây là thời gian di chuyển thuần túy.
• Shipping Time (Thời gian gửi hàng): Là một thuật ngữ rộng hơn và đôi khi được sử dụng thay thế cho transit time, nhưng nó có thể bao gồm cả thời gian xử lý tại cảng đi.
• Delivery Time (Thời gian giao hàng): Đây là khái niệm bao quát nhất, chỉ tổng thời gian từ khi người bán gửi hàng (hoặc từ khi người mua đặt hàng) cho đến khi người mua thực sự nhận được hàng tận tay. Delivery Time = (Thời gian xử lý tại cảng đi) + Transit Time + (Thời gian xử lý và vận chuyển nội địa tại cảng đến).

6 Yếu Tố Chính Ảnh Hưởng Trực Tiếp Đến Transit Time

Thời gian vận chuyển không phải là một con số cố định. Nó phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, và việc hiểu rõ các yếu tố này sẽ giúp bạn lập kế hoạch tốt hơn.

1. Phương thức vận tải (Đường biển vs. Đường hàng không)

Đây là yếu tố có tác động lớn nhất đến transit time.

• Đường biển (Sea Freight): Có transit time dài hơn đáng kể nhưng chi phí thấp hơn nhiều. Đây là lựa chọn tối ưu cho các lô hàng có khối lượng lớn, hàng hóa cồng kềnh và không yêu cầu giao hàng gấp.
• Đường hàng không (Air Freight): Có transit time cực kỳ nhanh chóng, nhưng chi phí cao hơn gấp nhiều lần. Đây là phương thức lý tưởng cho các mặt hàng có giá trị cao, hàng cần gấp, hàng mẫu, hoặc hàng hóa nhỏ gọn.

2. Khoảng cách địa lý và tuyến đường vận chuyển

Khoảng cách: Quãng đường càng xa, thời gian di chuyển tự nhiên sẽ càng dài.

Tuyến đường:

• Dịch vụ đi thẳng (Direct Service): Tàu hoặc máy bay đi thẳng từ cảng/sân bay xuất phát đến cảng/sân bay đích mà không dừng lại ở các điểm trung gian. Dịch vụ này cho transit time nhanh và ổn định nhất.
• Dịch vụ trung chuyển (Transshipment Service): Hàng hóa sẽ được dỡ tại một cảng hoặc sân bay trung gian (hub) để chuyển sang một con tàu hoặc chuyến bay khác để tiếp tục hành trình. Dịch vụ này thường có chi phí rẻ hơn nhưng transit time sẽ dài hơn do phát sinh thời gian chờ chuyển tải (có thể từ vài ngày đến hơn một tuần).

3. Thủ tục hải quan và chứng từ

Mặc dù không nằm trong định nghĩa “thuần” của transit time (port-to-port), nhưng sự chậm trễ trong việc chuẩn bị chứng từ (như Bill of Lading, Invoice, Packing List…) hoặc các vấn đề trong quá trình thông quan tại cảng đi có thể khiến lô hàng của bạn bị “rớt tàu” hoặc “lỡ chuyến bay”. Điều này sẽ buộc lô hàng phải chờ chuyến tiếp theo, từ đó kéo dài đáng kể tổng thời gian nhận hàng.

4. Năng lực của hãng tàu / hãng hàng không và công ty giao nhận

Các hãng vận tải lớn, uy tín toàn cầu thường có lịch trình ổn định, mạng lưới rộng khắp và khả năng xử lý sự cố tốt hơn, giúp giảm thiểu rủi ro chậm trễ. Tương tự, các công ty giao nhận (Forwarder) chuyên nghiệp sẽ có kinh nghiệm để tư vấn và lựa chọn tuyến đường, dịch vụ tối ưu nhất cho nhu cầu của bạn.

5. Các yếu tố khách quan (Thời tiết, tắc nghẽn cảng, dịch bệnh, chính trị)

Đây là những yếu tố bất khả kháng có thể ảnh hưởng lớn đến transit time. Bão, sương mù dày đặc có thể làm tàu, máy bay phải thay đổi lịch trình hoặc neo đậu chờ đợi. Tình trạng tắc nghẽn tại các cảng biển lớn trên thế giới, đặc biệt sau các đợt dịch bệnh hoặc do đình công, có thể gây ra thời gian chờ đợi kéo dài hàng tuần. Các bất ổn về chính trị cũng có thể làm thay đổi các tuyến đường hàng hải, hàng không.

6. Thời điểm trong năm (Mùa cao điểm vs. Mùa thấp điểm)

Nhu cầu vận chuyển hàng hóa quốc tế thường tăng vọt vào các mùa cao điểm, ví dụ như giai đoạn trước các dịp lễ lớn như Giáng sinh, Lễ Tạ ơn ở phương Tây, hoặc trước Tết Nguyên Đán ở châu Á. Trong thời gian này, các hãng vận tải thường xuyên trong tình trạng quá tải, thiếu chỗ (cả trên tàu và máy bay), dễ xảy ra tắc nghẽn và làm tăng transit time.

Ước Tính Transit Time Tham Khảo Cho Các Tuyến Vận Chuyển Từ Việt Nam

(Lưu ý: Các con số dưới đây chỉ mang tính chất tham khảo tại thời điểm tháng 7/2025 và có thể thay đổi tùy thuộc vào hãng vận tải và dịch vụ cụ thể)

Đối với vận tải đường biển (tính từ cảng TP.HCM – Cát Lái):

Đi các nước Châu Á (Intra-Asia):

• Singapore, Laem Chabang (Thái Lan), Port Klang (Malaysia): 2 – 7 ngày.
• Shanghai (Trung Quốc), Busan (Hàn Quốc), Tokyo (Nhật Bản): 5 – 12 ngày.

Đi Châu Âu:

• Rotterdam (Hà Lan), Hamburg (Đức), Antwerp (Bỉ): 25 – 40 ngày (tùy thuộc vào dịch vụ đi thẳng hay có chuyển tải).

Đi Bắc Mỹ:

• Bờ Tây (Los Angeles, Long Beach): 18 – 25 ngày.
• Bờ Đông (New York, Savannah): 30 – 45 ngày.

Đối với vận tải đường hàng không (tính từ sân bay TP.HCM – SGN):

• Đi các nước Châu Á: 1 – 3 ngày.
• Đi Châu Âu, Bắc Mỹ: 3 – 7 ngày (tùy thuộc vào dịch vụ bay thẳng hay có điểm dừng).

Làm Thế Nào Để Quản Lý và Tối Ưu Hóa Transit Time?

Mặc dù nhiều yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động thực hiện các biện pháp sau để quản lý và tối ưu hóa thời gian vận chuyển:

Lựa chọn phương thức và dịch vụ vận chuyển phù hợp với nhu cầu

Hãy cân bằng giữa ba yếu tố: Thời gian – Chi phí – Mức độ quan trọng của lô hàng. Nếu hàng hóa không cần gấp, vận tải biển luôn là lựa chọn kinh tế nhất. Đối với các lô hàng quan trọng hoặc cần giao đúng hẹn, nên ưu tiên chọn dịch vụ đi thẳng (direct service) để giảm thiểu rủi ro chậm trễ tại cảng chuyển tải.

Chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ và chính xác từ sớm

Đây là yếu tố quan trọng nhất mà chủ hàng có thể chủ động kiểm soát. Hãy đảm bảo rằng tất cả các chứng từ như Hợp đồng, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói, Vận đơn (B/L)… đều được chuẩn bị chính xác, đầy đủ và đồng nhất thông tin. Sai sót chứng từ là nguyên nhân hàng đầu gây ra sự chậm trễ hoàn toàn có thể phòng tránh được.

Hợp tác chặt chẽ với các công ty giao nhận (Forwarder) uy tín

Một công ty forwarder chuyên nghiệp không chỉ đơn thuần là người đặt chỗ vận chuyển. Với kinh nghiệm và mối quan hệ tốt với các hãng vận tải, họ sẽ giúp bạn:

• Tư vấn tuyến đường và dịch vụ có transit time tốt nhất và phù hợp với ngân sách.
• Hỗ trợ kiểm tra và xử lý chứng từ một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.
• Cung cấp công cụ theo dõi, cập nhật tình hình lô hàng và chủ động xử lý các vấn đề phát sinh.

Lập kế hoạch vận chuyển từ sớm, đặc biệt là vào mùa cao điểm

Đừng đợi đến sát ngày mới tìm phương tiện vận chuyển. Việc đặt chỗ (booking) sớm từ 1-2 tuần (hoặc thậm chí sớm hơn vào mùa cao điểm) sẽ giúp bạn có nhiều lựa chọn hơn về hãng vận tải, lịch trình và tránh được tình trạng hết chỗ hoặc giá cước bị đẩy lên quá cao.

Tóm lại, transit time là một chỉ số logistics cốt lõi, phản ánh thời gian di chuyển thực tế của hàng hóa trên các chặng vận tải quốc tế. Nó bị ảnh hưởng bởi một loạt các yếu tố từ phương thức vận tải, tuyến đường, năng lực của nhà cung cấp dịch vụ đến các yếu-tố-khách-quan-không-thể-lường-trước.

Việc quản lý và tối ưu hóa transit time không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo hàng hóa đến đúng hẹn mà còn là một yếu tố cạnh tranh quan trọng. Nó giúp nâng cao sự hài lòng của khách hàng, giảm chi phí tồn kho, tăng hiệu quả của toàn bộ chuỗi cung ứng và xây dựng uy tín cho thương hiệu. Bằng việc lập kế hoạch thông minh và hợp tác với các đối tác logistics chuyên nghiệp, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể kiểm soát tốt hơn chỉ số quan trọng này và giành lợi thế trên thị trường quốc tế đầy biến động.