Proforma Invoice là gì? Vai trò và cách sử dụng trong vận chuyển quốc tế

Trong lĩnh vực logistics và vận chuyển hàng hóa quốc tế, việc sử dụng các loại chứng từ là điều không thể thiếu để đảm bảo quá trình giao dịch diễn ra suôn sẻ và minh bạch. Một trong những loại chứng từ quan trọng đó là Proforma Invoice. Vậy, Proforma Invoice là gì và tại sao nó lại đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch quốc tế? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm, vai trò, nội dung và cách sử dụng Proforma Invoice trong thực tế.

Proforma Invoice là gì?

Proforma Invoice, hay còn gọi là hóa đơn chiếu lệ, là một loại chứng từ được người bán phát hành trước khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ. Nó thể hiện cam kết của người bán về việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho người mua với các điều kiện cụ thể như giá cả, số lượng, thời gian giao hàng và điều khoản thanh toán. Tuy nhiên, Proforma Invoice không có giá trị pháp lý như một hóa đơn thương mại chính thức và không được sử dụng để yêu cầu thanh toán.

Proforma Invoice thường được sử dụng trong các trường hợp sau:

• Khi người mua yêu cầu báo giá chi tiết trước khi đặt hàng.

• Khi cần cung cấp thông tin cho các thủ tục hải quan hoặc xin giấy phép nhập khẩu.

• Khi cần xác nhận các điều khoản giao dịch trước khi ký kết hợp đồng chính thức.

Vai trò của Proforma Invoice trong vận chuyển quốc tế

Proforma Invoice đóng vai trò quan trọng trong quá trình giao dịch và vận chuyển hàng hóa quốc tế:

• Cung cấp thông tin chi tiết về giao dịch: Proforma Invoice giúp người mua nắm rõ các thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm mô tả, số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng và thanh toán.

• Hỗ trợ thủ tục hải quan: Trong một số trường hợp, Proforma Invoice được sử dụng để khai báo hải quan, đặc biệt khi hàng hóa chưa được giao hoặc khi cần xin giấy phép nhập khẩu.

• Cơ sở để lập hợp đồng chính thức: Proforma Invoice là bước đầu tiên trong quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng mua bán quốc tế, giúp hai bên thống nhất các điều khoản giao dịch.

Nội dung của một Proforma Invoice

Một Proforma Invoice chuẩn thường bao gồm các thông tin sau:

• Thông tin người bán và người mua: Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email và người liên hệ.

• Số và ngày phát hành Proforma Invoice: Giúp theo dõi và quản lý các giao dịch.

• Mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ: Tên sản phẩm, mã hàng, mô tả chi tiết, số lượng, đơn vị tính.

• Giá cả: Đơn giá, tổng giá trị, điều kiện thanh toán (ví dụ: T/T, L/C).

• Điều kiện giao hàng: Incoterms (ví dụ: FOB, CIF), cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, thời gian giao hàng dự kiến.

• Thông tin ngân hàng của người bán: Tên ngân hàng, địa chỉ, số tài khoản, SWIFT code.

• Chữ ký và dấu của người bán: Xác nhận cam kết cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ theo các điều kiện đã nêu.

Khi nào cần sử dụng Proforma Invoice?

Proforma Invoice được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau trong giao dịch quốc tế:

• Trước khi ký kết hợp đồng chính thức: Giúp hai bên thống nhất các điều khoản giao dịch.

• Khi người mua yêu cầu báo giá chi tiết: Để xem xét và so sánh trước khi quyết định mua hàng.

• Khi cần cung cấp thông tin cho thủ tục hải quan: Đặc biệt khi hàng hóa chưa được giao hoặc khi cần xin giấy phép nhập khẩu.

• Khi cần xác nhận các điều khoản giao dịch: Trước khi tiến hành sản xuất hoặc chuẩn bị hàng hóa.

Cách lập Proforma Invoice chuẩn

Để lập một Proforma Invoice chuẩn, bạn cần thực hiện các bước sau:

1. Thu thập thông tin cần thiết: Thông tin người bán, người mua, mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ, giá cả, điều kiện giao hàng và thanh toán.

2. Sử dụng mẫu Proforma Invoice chuẩn: Có thể sử dụng các mẫu có sẵn hoặc tạo mẫu riêng phù hợp với doanh nghiệp.

3. Điền đầy đủ thông tin: Đảm bảo tất cả các thông tin cần thiết được điền chính xác và đầy đủ.

4. Kiểm tra và xác nhận: Rà soát lại toàn bộ thông tin, sau đó ký tên và đóng dấu để xác nhận.

5. Gửi cho người mua: Gửi Proforma Invoice cho người mua để họ xem xét và xác nhận.

Phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice

Mặc dù Proforma Invoice và Commercial Invoice có nhiều điểm tương đồng, nhưng chúng cũng có những khác biệt quan trọng:

Lưu ý khi sử dụng Proforma Invoice

• Không sử dụng Proforma Invoice để yêu cầu thanh toán: Vì nó không có giá trị pháp lý như một hóa đơn thương mại chính thức

• Đảm bảo thông tin chính xác và đầy đủ: Để tránh hiểu lầm hoặc tranh chấp sau này.

• Sử dụng Proforma Invoice như một công cụ hỗ trợ đàm phán: Giúp hai bên thống nhất các điều khoản giao dịch trước khi ký kết hợp đồng chính thức.

Proforma Invoice là một công cụ quan trọng trong giao dịch và vận chuyển hàng hóa quốc tế, giúp hai bên mua và bán thống nhất các điều khoản giao dịch trước khi ký kết hợp đồng chính thức. Việc hiểu rõ và sử dụng đúng Proforma Invoice sẽ giúp doanh nghiệp và khách hàng tránh được những rủi ro không đáng có trong quá trình giao dịch quốc tế.