“Phí PSS là gì” (Peak Season Surcharge – Phụ phí mùa cao điểm).

Cầm bảng báo giá cước vận tải trên tay vào một buổi sáng tháng 10, nhiều chủ hàng hẳn đã phải dụi mắt vài lần. Cước phí đột ngột nhảy vọt so với tháng trước. Đáng chú ý nhất là một dòng phụ phí lạ hoắc vừa xuất hiện chình ình trên Invoice với số tiền không hề nhỏ: PSS.

Dân làm xuất nhập khẩu lâu năm chẳng lạ gì cái tên này. Nó lặp đi lặp lại hàng năm như một thói quen của thị trường. Nhưng với những ai mới bước chân vào nghề quản lý chuỗi cung ứng, khoản tiền này giống như một cú “đánh úp” không báo trước, thổi bay phần lớn biên lợi nhuận của lô hàng.

Hãy bóc tách sự thật về loại phụ phí này, hiểu rõ luật chơi của các hãng vận tải và tìm cách bảo vệ túi tiền của doanh nghiệp bạn.

Bản chất thực sự của phí PSS là gì?

PSS là viết tắt của Peak Season Surcharge – dịch sát nghĩa là Phụ phí mùa cao điểm.

Nói một cách sòng phẳng, nó không phải là cước phí vận tải cốt lõi (Ocean Freight hay Air Freight). Đây là một khoản thu cộng thêm do các hãng tàu (Shipping Lines) hoặc hãng hàng không (Airlines) áp dụng lên mỗi đơn vị hàng hóa khi nhu cầu vận chuyển trên thị trường tăng đột biến, vượt qua năng lực cung cấp chỗ trống (space) thông thường.

Tưởng tượng thế này, việc đặt chỗ cho một container trên tàu biển lúc này giống hệt như việc bạn book xe công nghệ vào giờ tan tầm lúc trời mưa to. Xe thì ít mà người muốn đi thì đông. Ứng dụng ngay lập tức nhân giá cuốc xe lên gấp rưỡi, gấp đôi.

Logistics quốc tế cũng vận hành theo quy luật cung cầu tàn khốc đó. Khi mùa cao điểm ập đến, lượng hàng hóa đổ về các cảng vượt quá công suất xếp dỡ. Hãng tàu rơi vào trạng thái thiếu hụt container rỗng, thiếu chỗ trên boong, thậm chí phải điều động thêm tàu ngoài lịch trình hoặc thay đổi hải trình. Chi phí vận hành của họ tăng lên, và họ áp dụng PSS như một công cụ đắc lực để điều tiết nhu cầu, bù đắp chi phí phát sinh, và tất nhiên, tối đa hóa lợi nhuận khi nắm trong tay thế “cửa trên”.

“Cơn ác mộng” PSS thường gõ cửa vào thời điểm nào?

Khái niệm “mùa cao điểm” trong chuỗi cung ứng toàn cầu không cố định thành một ngày tháng cụ thể. Nó di dịch theo nhịp độ tiêu dùng, sự kiện văn hóa và thị trường xuất đích.

Dựa trên kinh nghiệm thực chiến theo dõi thị trường logistics nhiều năm, tôi thường thấy PSS xuất hiện dày đặc vào hai giai đoạn chính:

Giai đoạn 1: Làn sóng phục vụ thị trường Âu – Mỹ (Tháng 8 đến tháng 11)

Đây là lúc các nhà bán lẻ phương Tây ráo riết gom hàng để lấp đầy kho bãi chuẩn bị cho chuỗi sự kiện mua sắm khổng lồ: Tựu trường (Back to School), Lễ Tạ Ơn (Thanksgiving), Black Friday, Cyber Monday và đỉnh điểm là Lễ Giáng Sinh.

Hàng hóa từ châu Á (đặc biệt là Trung Quốc, Việt Nam, Ấn Độ) đổ về các cảng ở Bắc Mỹ và châu Âu tạo ra một nút thắt cổ chai khổng lồ. Lúc này, PSS không chỉ là chuyện đắt hay rẻ. Có những thời điểm, bạn đồng ý trả PSS nhưng vẫn không thể lấy được Booking vì tàu đã “roll” (bỏ lại) hàng của bạn sang chuyến sau do quá tải.

Giai đoạn 2: Cuộc chạy đua trước thềm Tết Nguyên Đán (Tháng 12 đến giữa tháng 1)

Thị trường châu Á có một đặc thù rất lớn là kỳ nghỉ Tết Nguyên Đán kéo dài. Các nhà máy tại Trung Quốc và Việt Nam sẽ đóng cửa từ 1 đến 2 tuần. Để không bị đứt gãy chuỗi cung ứng, các nhà nhập khẩu toàn cầu phải ép tiến độ, đẩy toàn bộ lượng hàng xuất đi trước khi xưởng sản xuất nghỉ lễ. Sự dồn nén trong thời gian ngắn ngủi này đẩy giá cước và phí PSS lên mức kỷ lục.

Mức thu và cách tính phí PSS: Bức tranh không có sự đồng nhất

Đừng tốn công tìm kiếm một barem cố định cho phụ phí mùa cao điểm. Không có bất kỳ quy chuẩn chung nào bắt buộc các hãng tàu phải thu một mức PSS giống nhau. Nó “nhảy múa” theo tuyến đường (trade lane), chính sách của từng hãng và độ nóng của thị trường tại thời điểm đó.

Cách tính phí PSS thường được chia theo các phương thức vận chuyển:

• Đối với hàng nguyên container (FCL – Vận tải biển): PSS được tính trên mỗi đơn vị container. Ví dụ, hãng tàu có thể thông báo mức PSS là $200/TEU (container 20 feet) và $400/FEU (container 40 feet).
• Đối với hàng lẻ (LCL – Vận tải biển): Phụ phí được tính dựa trên số khối (CBM – Cubic Meter) hoặc trọng lượng thực tế (Revenue Ton). Ví dụ: $15/CBM.
• Đối với Vận tải hàng không (Air Freight): PSS được tính trực tiếp trên mỗi kilogram hàng hóa (Chargeable weight). Mức phí này biến động cực mạnh, có thể từ $0.5/kg lên đến vài USD/kg chỉ trong một tuần nếu có sự kiện nghẽn mạng cung ứng.

Một điểm cực kỳ quan trọng cần lưu ý: Theo quy định của Ủy ban Hàng hải Liên bang Mỹ (FMC), đối với các tuyến hàng xuất đi Mỹ, hãng tàu phải có nghĩa vụ thông báo về việc áp dụng phụ phí PSS trước ít nhất 30 ngày. Điều này giúp chủ hàng có thời gian xoay sở. Tuy nhiên, ở các tuyến khác như đi châu Á hay châu Âu, quy định lỏng lẻo hơn, thông báo có thể chỉ được gửi trước 1 đến 2 tuần lễ.

Phân biệt PSS với GRI: Sai lầm chết người trong quản trị chi phí

Tôi từng thấy rất nhiều nhân viên xuất nhập khẩu, thậm chí là kế toán thanh toán, gộp chung PSS và GRI làm một vì thấy chúng đều làm tăng tổng tiền cước. Đây là một lỗ hổng kiến thức dẫn đến việc không thể đàm phán cước phí một cách sòng phẳng với Forwarder.

GRI (General Rate Increase – Phụ phí tăng giá cước chung) là việc hãng tàu thiết lập lại một mặt bằng giá mới cao hơn cho cước phí vận tải biển do chi phí hoạt động chung tăng lên (giá dầu, lạm phát, chi phí nhân công). Nó mang tính chất nền tảng và dài hạn hơn.

PSS (Peak Season Surcharge) lại mang tính thời vụ (Seasonal). Nó sinh ra vì sự bất cân bằng cung cầu tạm thời.

Sự khác biệt lớn nhất nằm ở “hạn sử dụng”. Khi mùa cao điểm qua đi, nhu cầu sụt giảm, PSS bắt buộc phải được gỡ bỏ hoặc điều chỉnh giảm dần về 0. Nếu bạn đang xuất hàng vào tháng 3 hoặc tháng 4 (vốn là mùa thấp điểm của vận tải biển) mà Forwarder vẫn chèn dòng phí PSS vào báo giá, bạn có đầy đủ cơ sở để đặt câu hỏi và yêu cầu loại bỏ khoản phí vô lý này.

Ai là người đứng ra thu và ai thực sự gánh chịu phí PSS?

Dòng chảy của khoản tiền này đi theo chuỗi cung ứng. Hãng tàu (Carrier) là người khởi xướng và ban hành PSS. Họ thu khoản tiền này trực tiếp từ các công ty giao nhận logistics (Forwarder) hoặc những chủ hàng cực lớn có hợp đồng trực tiếp (Direct Shipper).

Sau đó, Forwarder sẽ “pass” (chuyển giao) khoản chi phí này vào hóa đơn của bạn – những doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

Vậy giữa người bán (Exporter) và người mua (Importer), ai là người phải móc hầu bao trả PSS? Câu trả lời nằm trọn vẹn trong điều kiện thương mại Incoterms mà hai bên đã ký kết.

• Nhóm điều kiện xuất khẩu trả cước (CIF, CFR, DAP, DDP…): Người bán chịu trách nhiệm thuê tàu và trả cước phí vận tải. Đương nhiên, họ sẽ là người phải gánh luôn khoản phí PSS phát sinh.
• Nhóm điều kiện nhập khẩu trả cước (FOB, FCA, EXW…): Người mua là bên book tàu, trả cước biển nên mọi phụ phí đi kèm cước, bao gồm cả PSS, sẽ do người mua thanh toán tại cảng đích.

Chiến lược “sống sót”: Cách né và giảm thiểu phí PSS cho doanh nghiệp

Bạn không thể thay đổi quy luật của thị trường logistics quốc tế, cũng không thể yêu cầu hãng tàu ngưng thu PSS. Nhưng để khoản phí này ăn mòn lợi nhuận hay không lại phụ thuộc vào năng lực quản trị của bạn. Những kinh nghiệm thực chiến dưới đây đã giúp nhiều doanh nghiệp giữ lại được hàng chục nghìn USD mỗi mùa cao điểm.

Lên kế hoạch sản xuất và booking từ rất sớm

Đây là nguyên tắc vàng. Hãy làm việc chặt chẽ với bộ phận Sales và Production. Thay vì đợi hàng sản xuất xong mới lật đật tìm Forwarder book tàu, hãy chốt kế hoạch xuất hàng trước từ 4 đến 6 tuần. Việc có mã booking sớm giúp bạn khóa được mức giá tại thời điểm đó, hoặc ít nhất có lợi thế về chỗ trên tàu trước khi hãng tàu đẩy mức PSS lên đỉnh điểm.

Sức mạnh của Hợp đồng dịch vụ dài hạn (Service Contract)

Nếu doanh nghiệp của bạn có volume hàng hóa lớn và ổn định (ví dụ xuất đều đặn 20-30 container mỗi tháng), đừng bao giờ book cước vãng lai (Fak rate). Hãy ngồi lại với Forwarder hoặc hãng tàu để ký Service Contract kéo dài 6 tháng đến 1 năm.

Trong quá trình đàm phán hợp đồng, hãy đưa vào điều khoản “No PSS subject” (Không áp dụng PSS) hoặc “Capped PSS” (Trần PSS – ví dụ cam kết PSS không vượt quá $100/container dù thị trường có biến động thế nào). Nắm trong tay sản lượng lớn, bạn hoàn toàn có quyền đưa ra yêu sách.

Linh hoạt dịch chuyển điểm đến và điểm đi

Mùa cao điểm thường xảy ra nghẽn mạng cục bộ tại các cảng chính. Ví dụ, cảng Los Angeles hay Long Beach (Mỹ) thường xuyên kẹt cứng và bị áp PSS khổng lồ. Một chuyên gia logistics nhạy bén sẽ tính toán phương án chuyển hướng tàu cập các cảng nhỏ hơn, ít đông đúc hơn, sau đó dùng xe tải hoặc tàu hỏa kéo hàng về kho đích. Dù tốn thêm chi phí vận tải nội địa, nhưng tổng chi phí có thể vẫn rẻ hơn việc gánh mức PSS khổng lồ và chờ đợi chực chờ ngoài phao số 0.

Tối ưu hóa không gian đóng hàng

Nghe có vẻ cơ bản nhưng lại là cách trực tiếp nhất để giảm thiểu tác động của PSS trên mỗi đơn vị sản phẩm. Nếu bạn phải trả $500 PSS cho một container 40 feet, việc nhồi nhét thêm được 10% lượng hàng vào trong đó bằng cách thay đổi kích thước thùng carton hoặc loại bỏ không gian chết sẽ giúp chia nhỏ phần phụ phí cấu thành lên giá vốn của từng sản phẩm.

Thương mại toàn cầu luôn vận động theo những chu kỳ khắc nghiệt của nó. PSS không phải là một loại “thuế vô lý” mà hãng tàu tự vẽ ra để bắt chẹt doanh nghiệp. Nó là hàn thử biểu phản ánh chính xác độ nóng của thị trường vận tải. Chấp nhận sự tồn tại của phụ phí mùa cao điểm là bạn đang chấp nhận luật chơi quốc tế. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng về chuỗi cung ứng, nhạy bén trong đàm phán và khả năng dự báo thị trường mới chính là tấm khiên vững chắc nhất giúp doanh nghiệp của bạn lướt qua những tháng cuối năm sóng gió một cách an toàn.