Đăng ký / Đăng nhập
Gửi một kiện hàng ra khỏi biên giới Việt Nam chưa bao giờ là chuyện đơn giản chỉ cần dán tem và thả vào thùng thư. Dù bạn là doanh nghiệp xuất khẩu mẫu thử hay một người mẹ gửi thùng đồ ăn khô cho con du học, cảm giác lo lắng hàng lạc, hỏng hóc hoặc bị “đội giá” phút chót là điều khó tránh khỏi.
Thị trường logistics quốc tế là một ma trận chằng chịt các quy định. Nếu không nắm rõ luật chơi, bạn rất dễ rơi vào tình cảnh “tiền cước cao hơn tiền hàng” hoặc tệ hơn là hàng bị tiêu hủy tại cửa khẩu nước bạn. Với kinh nghiệm xử lý hàng nghìn vận đơn mỗi năm, tôi sẽ bóc tách những góc khuất trong ngành để bạn có cái nhìn thực tế nhất.
Nội dung chính
Vận chuyển hàng đi nước ngoài: Những lầm tưởng khiến bạn mất tiền
Rất nhiều khách hàng lần đầu tìm đến dịch vụ vận chuyển thường bị sốc khi cầm trên tay tờ hóa đơn thanh toán cuối cùng. “Tại sao lúc báo giá qua điện thoại là A, mà giờ lại thành A + B?”. Câu trả lời nằm ở những quy tắc ngầm mà ít sales nào nói rõ cho bạn ngay từ đầu.
Tại sao giá báo và giá thực tế lại khác nhau? (Vạch trần Phụ phí)
Khi bạn nhìn thấy một bảng giá niêm yết, đó thường chỉ là cước phí vận chuyển cơ bản (Base Rate). Trong vận chuyển hàng đi nước ngoài, con số thực tế bạn phải trả sẽ cộng thêm rất nhiều loại phụ phí biến động theo tuần, thậm chí theo ngày.
Đầu tiên là Phụ phí nhiên liệu (Fuel Surcharge – FSC). Phí này thay đổi dựa trên giá dầu thế giới và vùng lãnh thổ bạn gửi đến, thường dao động từ 15% đến 25% trên cước chính. Đây là khoản bắt buộc và không thể thương lượng.
Thứ hai, và cũng là cái bẫy lớn nhất: Trọng lượng thể tích (Volumetric Weight).
Ngành hàng không có một quy tắc vàng: “Cái gì chiếm chỗ nhiều thì trả tiền nhiều, bất kể nó nhẹ hay nặng”.
- Ví dụ: Bạn gửi một con gấu bông nặng 2kg, nhưng đóng trong cái thùng to đùng kích thước 50x50x50cm.
- Công thức tính trọng lượng thể tích: (Dài x Rộng x Cao) / 5000.
- Kết quả: (50x50x50)/5000 = 25kg.
Hãng vận chuyển sẽ so sánh trọng lượng thực (2kg) và trọng lượng thể tích (25kg). Số nào lớn hơn sẽ được dùng để tính tiền. Vậy là bạn phải trả cước cho 25kg chứ không phải 2kg. Đây là lý do khiến chi phí thực tế tăng vọt nếu bạn đóng gói không khéo.
Ngoài ra, còn có Phụ phí vùng sâu vùng xa (Remote Area Surcharge). Nếu địa chỉ người nhận nằm ở ngoại ô hẻo lánh, cách xa trung tâm phân phối của hãng (như DHL, FedEx, UPS), bạn sẽ bị cộng thêm một khoản phí không hề nhỏ, thường là tối thiểu 25-30 USD/lô hàng.
Sự khác biệt giữa ‘Gửi qua Hãng’ và ‘Gửi qua Đại lý/Forwarder’
Tư duy thông thường mách bảo chúng ta rằng: “Mua tận gốc, bán tận ngọn”. Tức là muốn gửi DHL thì ra thẳng văn phòng DHL gửi cho rẻ. Nhưng trong ngành logistics, điều này hoàn toàn ngược lại.
Gửi trực tiếp qua Hãng (DHL, FedEx, UPS):
Họ ưu tiên các tập đoàn lớn có sản lượng hàng nghìn tấn mỗi tháng. Nếu bạn là khách lẻ (retail customer) bước vào quầy giao dịch, bạn sẽ phải chịu mức giá niêm yết (public rate) cực kỳ cao.
Gửi qua Đại lý/Forwarder:
Các công ty Forwarder gom đơn của hàng nghìn khách lẻ như bạn để tạo thành một sản lượng lớn (volume) nộp cho Hãng. Nhờ đó, họ nhận được mức chiết khấu “khủng” (có thể lên tới 40-60% so với giá niêm yết). Forwarder chia sẻ lại phần chiết khấu này cho bạn để cạnh tranh.
Vì vậy, gửi hàng qua các đại lý cấp 1 uy tín thường rẻ hơn rất nhiều so với việc bạn tự mình mang ra hãng, trong khi quy trình vận chuyển và người thực hiện vận chuyển thực tế vẫn là những ông lớn như DHL hay FedEx. Forwarder đóng vai trò như người gom đơn và xử lý giấy tờ giúp bạn.
Quy trình 5 bước gửi hàng ‘chuẩn không cần chỉnh’
Để kiện hàng đi đến nơi về đến chốn an toàn, bạn cần tuân thủ một quy trình chặt chẽ. Đừng phó mặc hoàn toàn cho bên vận chuyển, sự chủ động của bạn quyết định 50% thành bại.
Bước 1: Phân loại hàng hóa & Kiểm tra MSDS (Cho hàng khó)
Không phải hàng nào cũng gửi được. Bạn cần xác định hàng của mình thuộc nhóm nào:
- Hàng thông thường: Quần áo, giấy tờ, đồ gia dụng không điện/nam châm.
- Hàng thực phẩm/Mỹ phẩm: Cần nhãn mác rõ ràng, hạn sử dụng.
- Hàng khó/Nguy hiểm (DG): Pin, nam châm, chất lỏng, bột, hóa chất.
Với nhóm hàng khó, hãng bay sẽ yêu cầu cung cấp MSDS (Material Safety Data Sheet) – Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất. Tài liệu này chứng minh hàng của bạn không gây cháy nổ trên máy bay. Nếu bạn gửi mỹ phẩm dạng lỏng hay thiết bị có pin, hãy hỏi nhà cung cấp về MSDS ngay từ đầu, hoặc nhờ Forwarder hỗ trợ xử lý giấy tờ này (thường có phí dịch vụ).
Bước 2: Tối ưu đóng gói để giảm trọng lượng thể tích (Mẹo tiết kiệm 20% cước)
Như đã đề cập về “Trọng lượng thể tích”, việc đóng gói thông minh là cách tiết kiệm tiền hiệu quả nhất.
- Với quần áo, thú bông: Bắt buộc dùng túi hút chân không. Việc này có thể giảm 50% thể tích thùng hàng.
- Với hàng có hình dáng kỳ dị: Hãy tháo rời các bộ phận nếu có thể để xếp gọn vào thùng vuông vức.
- Cắt thùng: Nếu hàng chỉ chiếm 2/3 thùng, đừng nhét xốp vào cho đầy. Hãy rọc 4 góc thùng carton và gấp mép xuống sát mặt hàng.
Mỗi cm chiều cao dư thừa đều được quy đổi ra tiền. Hãy “keo kiệt” với khoảng trống trong thùng hàng hết mức có thể.
Bước 3: Chuẩn bị Invoice & Packing List chuẩn Hải quan
Một bộ hồ sơ hải quan yếu kém là nguyên nhân hàng đầu gây delay.
Invoice (Hóa đơn thương mại): Cần ghi rõ mô tả hàng hóa bằng tiếng Anh (ví dụ: “Cotton T-shirt for men” thay vì “Clothes”). Quan trọng nhất là giá trị khai báo (Declared Value).
- Khai quá thấp (Undervalue) để trốn thuế: Hải quan các nước phương Tây rất giỏi định giá. Nếu họ phát hiện giá trị khai báo thấp vô lý so với thực tế, bạn sẽ bị phạt nặng và hàng bị đưa vào danh sách đen (Blacklist).
- Khai trung thực: Là cách an toàn nhất.
Packing List (Phiếu đóng gói): Chi tiết trong thùng có bao nhiêu món, trọng lượng tịnh (Net weight) và trọng lượng cả bì (Gross weight).
Bước 4: Lựa chọn phương thức: Air Express, Air Cargo hay Sea Freight?
Tùy vào ngân sách và thời gian, bạn có 3 lựa chọn chính:
- Air Express (Chuyển phát nhanh – DHL/FedEx/UPS): Phù hợp cho hàng dưới 100kg, chứng từ, hàng mẫu. Thời gian 3-5 ngày. Dịch vụ Door-to-Door (giao tận cửa).
- Air Cargo (Vận chuyển hàng không chuyên tuyến): Phù hợp cho hàng lớn (>100kg) nhưng cần gấp. Giá rẻ hơn Express nhưng thường chỉ giao đến sân bay (Airport-to-Airport), người nhận phải tự làm thủ tục.
- Sea Freight (Đường biển): Dành cho hàng cồng kềnh, chuyển nhà, hoặc lô hàng thương mại lớn (>1CBM). Thời gian lâu (30-45 ngày) nhưng chi phí cực rẻ.
Bước 5: Tracking & Xử lý khi có delay
Sau khi gửi, bạn sẽ nhận được Tracking Number (Mã vận đơn). Đừng chỉ chờ đợi. Hãy kiểm tra mã này mỗi ngày trên trang web của hãng.
Nếu thấy trạng thái “Clearance Event” hoặc “Exception” (Ngoại lệ/Sự cố) màu đỏ hoặc vàng, hãy liên hệ ngay với đơn vị vận chuyển hàng đi nước ngoài mà bạn thuê. Thường là hải quan cần thêm thông tin từ người nhận (như số ID, xác nhận đơn hàng). Sự chậm trễ trong việc cung cấp thông tin quá 3-5 ngày có thể khiến hàng bị hoàn trả (Return) với chi phí khổng lồ mà bạn phải chịu.
‘Cheat Sheet’ Thủ tục nhập khẩu vào các thị trường lớn
Mỗi quốc gia là một “vương quốc” với luật lệ riêng. Kinh nghiệm thực chiến cho thấy 3 thị trường sau đây có những đặc thù mà người gửi Việt Nam hay vấp phải nhất.
Gửi hàng đi Mỹ: Lưu ý về FDA và ngưỡng miễn thuế
Mỹ là thị trường “dễ mà khó”.
- Tin vui: Ngưỡng miễn thuế nhập khẩu (De Minimis Value) của Mỹ khá cao, lên tới 800 USD. Nếu lô hàng quà tặng hoặc cá nhân của bạn có giá trị khai báo dưới 800 USD, người nhận thường không phải đóng thuế.
- Tin buồn: Cơ quan FDA (Cục quản lý Thực phẩm và Dược phẩm) cực kỳ nghiêm ngặt. Tất cả thực phẩm (kể cả bánh kẹo, đồ khô), thuốc, mỹ phẩm, thiết bị y tế đều phải có đăng ký FDA. Nếu thiếu giấy này, hàng sẽ bị chặn đứng tại cửa khẩu Mỹ. Các Forwarder chuyên nghiệp thường hỗ trợ đăng ký FDA cho khách hàng lẻ.
Gửi hàng đi Úc/New Zealand: Quy định nghiêm ngặt về kiểm dịch thực vật
Hai quốc gia này nằm biệt lập nên họ bảo vệ hệ sinh thái cực đoan.
- Cấm tuyệt đối: Các loại thịt, trứng, sữa, hạt giống nảy mầm. Đừng cố giấu thịt bò khô hay xúc xích vào giữa quần áo, chó nghiệp vụ ở sân bay Úc cực kỳ nhạy.
- Bao bì gỗ: Nếu bạn đóng hàng trong kiện gỗ, pallet gỗ, bắt buộc phải có chứng thư Hun trùng (Fumigation) để chứng minh không có mối mọt. Không có giấy này, hàng sẽ bị buộc tiêu hủy với chi phí rất cao.
Gửi hàng đi Châu Âu (EU): Thuế VAT và mã số IOSS
Kể từ tháng 7/2021, EU đã xóa bỏ ngưỡng miễn thuế VAT cho hàng giá trị thấp (trước đây là 22 Euro). Hiện nay, mọi lô hàng nhập vào EU đều phải chịu thuế VAT, bất kể giá trị là 1 Euro hay 1000 Euro.
- Nếu bạn kinh doanh thương mại điện tử (bán hàng qua eBay, Amazon, Etsy), bạn cần đăng ký mã số IOSS (Import One-Stop Shop) để thu hộ thuế VAT trước. Việc này giúp hàng thông quan nhanh chóng.
- Nếu gửi quà tặng cá nhân: Người nhận sẽ bị truy thu thuế VAT (thường là 19-25% tùy nước) + phí thủ tục hải quan khi nhận hàng. Hãy báo trước cho người nhận để họ không bị “sốc” và từ chối nhận hàng.
Giải đáp các tình huống rủi ro thường gặp
Trong vận chuyển hàng đi nước ngoài, rủi ro là một phần của cuộc chơi. Quan trọng là cách chúng ta đối mặt và xử lý nó.
Hàng bị giữ tại hải quan: Nguyên nhân và cách gỡ
Đây là cơn ác mộng phổ biến nhất. Hàng bị giữ thường do 3 lý do chính:
- Thiếu chứng từ: Invoice sai, thiếu FDA, thiếu MSDS. Cách xử lý: Bổ sung ngay lập tức qua email cho hãng vận chuyển.
- Giá trị khai báo nghi vấn: Hải quan nghi ngờ bạn khai gian giá (quá thấp). Cách xử lý: Cung cấp bằng chứng thanh toán (sao kê ngân hàng, biên lai Paypal) để chứng minh giá trị thực.
- Hàng cấm/Hạn chế: Nếu lỡ gửi hàng cấm nhập (ví dụ gửi yến sào đi Mỹ), khả năng cao hàng sẽ bị tiêu hủy. Trường hợp này rất khó cứu vãn, bài học là phải kiểm tra kỹ trước khi gửi.
Hàng bị vỡ/hỏng: Quy trình đòi bồi thường bảo hiểm
Đừng bao giờ ký nhận hàng nếu thấy thùng bị móp méo nghiêm trọng mà chưa kiểm tra bên trong.
Quy trình đòi bồi thường chuẩn:
- Chụp ảnh/Quay video: Ngay khi nhận hàng, quay video mở hộp (unboxing). Chụp rõ các góc cạnh bị hư hại, tem nhãn vận chuyển.
- Giữ nguyên hiện trạng: Đừng vứt bao bì đi ngay. Hãng bảo hiểm có thể yêu cầu giám định quy cách đóng gói.
- Khiếu nại (Claim): Gửi yêu cầu bồi thường cho Forwarder trong vòng 7-14 ngày (tùy hãng).
Lưu ý: Hãng vận chuyển chỉ đền bù dựa trên cân nặng (thường là 20-25 USD/kg) nếu bạn không mua bảo hiểm hàng hóa. Với hàng giá trị cao, tôi khuyên bạn nên mua bảo hiểm 100% giá trị (phí bảo hiểm thường chỉ 2-5% giá trị hàng) để an tâm kê cao gối ngủ.
Bảng giá tham khảo & Đề xuất dịch vụ phù hợp nhất 2024
Giá cước vận chuyển hàng đi nước ngoài biến động như giá xăng. Không có một bảng giá cố định mãi mãi, nhưng dưới đây là mức giá tham khảo trung bình trên thị trường (cho các tuyến phổ biến như Mỹ, Úc, Canada) để bạn dự trù ngân sách.
Bảng giá ước tính (Đơn vị: VNĐ/kg – Áp dụng cho hàng gọn nhẹ):
- Mức 1-5kg: Giá rất cao, khoảng 1.200.000 – 2.500.000 VNĐ cho lô đầu tiên.
- Mức 10-20kg: Giá mềm hơn, trung bình 250.000 – 350.000 VNĐ/kg.
- Mức 21-30kg (Mốc bao thuế): Đây là mốc vàng để có giá tốt, khoảng 220.000 – 280.000 VNĐ/kg.
- Mức >100kg: Giá ưu đãi doanh nghiệp, thường dưới 200.000 VNĐ/kg.
Lưu ý: Giá trên chưa bao gồm VAT và các phụ phí biến động hàng tháng.
Lời khuyên chọn dịch vụ:
- Cần tốc độ (Hồ sơ, hàng mẫu gấp): Chọn DHL Express. Đắt nhưng xắt ra miếng, 3 ngày tới Mỹ.
- Cần rẻ (Quần áo, đồ ăn gửi cho người thân): Chọn các line “Chuyên tuyến” (Special Line) hoặc dịch vụ bao thuế của các Forwarder Việt Nam. Thời gian 10-14 ngày nhưng giá rẻ hơn 30-40% và người nhận không lo thủ tục hải quan.
- Hàng siêu nặng (Dọn nhà, nội thất): Bắt buộc đi đường biển (Sea Freight) để tối ưu chi phí.
Vận chuyển hàng đi nước ngoài là cuộc chơi của sự chuẩn bị. Một chút kỹ lưỡng trong khâu đóng gói và kê khai giấy tờ sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng triệu đồng và tránh được những rắc rối pháp lý không đáng có. Hãy chọn một đối tác vận chuyển đủ tâm và đủ tầm để đồng hành cùng kiện hàng của bạn.
