Surrender Bill of Lading là gì? 3 Sai lầm “Chết người”

Có bao giờ bạn rơi vào tình cảnh hàng đã cập cảng Cát Lái hoặc Hải Phòng, nằm chờ thông quan cả mấy ngày trời, nhưng bộ chứng từ gốc (Original Bill) vẫn đang “du lịch” đâu đó trên đường vận chuyển từ nước ngoài về chưa? Mỗi ngày trôi qua là tiền lưu kho, lưu bãi (DEM/DET) cứ thế đội lên, còn khách hàng thì réo gọi liên tục.

Đó chính là lúc “người hùng” mang tên Surrender Bill of Lading xuất hiện để giải quyết bài toán tốc độ.

Trong ngành Logistics và xuất nhập khẩu, thuật ngữ này được nhắc đến hàng ngày như cơm bữa, nhưng để hiểu sâu bản chất, rủi ro và quy trình vận hành thực tế của nó thì không phải ai cũng nắm rõ. Nhiều người vẫn nhầm lẫn giữa Surrender Bill, Telex Release và Seaway Bill. Hãy cùng bóc tách từng lớp vấn đề để xem thực sự Surrender Bill of Lading là gì và tại sao nó lại trở thành công cụ đắc lực trong thương mại quốc tế hiện đại.

Surrender Bill of Lading là gì? Bản chất của việc “Đầu hàng”

Hiểu một cách đơn giản nhất, “Surrender” trong tiếng Anh có nghĩa là “đầu hàng” hoặc “từ bỏ”. Trong ngữ cảnh vận tải biển, Surrender Bill of Lading (thường gọi tắt là Surrender Bill) là vận đơn mà tại đó, người gửi hàng (Shipper) đã yêu cầu hãng tàu hoặc Forwarder “từ bỏ” quyền sở hữu hàng hóa để người nhận hàng (Consignee) có thể lấy hàng mà không cần xuất trình vận đơn gốc (Original Bill of Lading).

Hãy tưởng tượng thế này:

• Original Bill: Giống như chìa khóa nhà vật lý. Bạn phải cầm chìa khóa thật, trao tận tay cho người mua thì họ mới mở cửa vào nhà được.
• Surrender Bill: Giống như mật mã khóa cửa điện tử. Bạn chỉ cần nhắn tin (email/telex) cho ban quản lý tòa nhà xác nhận “Hãy cho người đó vào”, và người mua có thể vào nhà ngay lập tức mà không cần chờ bạn gửi chìa khóa qua bưu điện.

Trên thực tế, Surrender Bill thường là một bản copy của vận đơn có đóng dấu “SURRENDERED” hoặc “TELEX RELEASE” thật to và rõ ràng. Một khi dấu này được đóng, giá trị pháp lý của bộ vận đơn gốc (nếu đã phát hành trước đó) sẽ bị hủy bỏ. Hãng tàu tại cảng đến sẽ giải phóng hàng cho người nhận (Consignee) chỉ dựa trên lệnh nhả hàng điện tử từ đầu xuất.

Tại sao Surrender Bill lại ra đời?

Thương mại quốc tế ngày xưa dựa hoàn toàn vào giấy tờ. Tàu chạy từ Châu Âu sang Châu Á mất cả tháng, dư sức để chứng từ gửi qua đường bưu điện đến nơi trước. Nhưng ngày nay, với các tuyến ngắn (ví dụ: Trung Quốc – Việt Nam, Nhật Bản – Việt Nam, ASEAN), tàu chạy nhanh hơn cả chuyển phát nhanh chứng từ.

Tàu chạy từ Thượng Hải về Hải Phòng chỉ mất khoảng 3-4 ngày. Trong khi đó, quy trình làm chứng từ (Shipper soạn -> Gửi đi -> Consignee nhận) có thể mất đến 5-7 ngày nếu gặp trục trặc cuối tuần. Nếu cứ khư khư giữ quy tắc “No Original Bill, No Goods” (Không có Bill gốc, không trả hàng), thì cảng sẽ tắc nghẽn và doanh nghiệp sẽ phá sản vì phí lưu kho.

Surrender Bill sinh ra để giải quyết đúng một chữ: TỐC ĐỘ.

Mối quan hệ giữa Surrender Bill và Telex Release

Đây là hai khái niệm thường bị đánh đồng là một. Nếu bạn hỏi một nhân viên chứng từ mới vào nghề, họ có thể nói “Nó giống nhau mà”. Nhưng nếu đi sâu vào chuyên môn, chúng ta cần phân biệt một chút về mặt nguồn gốc:

• Telex Release: Là phương thức thực hiện. Ngày xưa, khi chưa có email, các hãng tàu dùng máy Telex (một loại máy điện tín) để gửi tin nhắn từ cảng đi đến cảng đến, yêu cầu trả hàng. Ngày nay, họ dùng email hoặc hệ thống nội bộ, nhưng cái tên “Telex Release” vẫn được giữ lại như một thói quen lịch sử.
• Surrender Bill: Là kết quả hoặc trạng thái của vận đơn. Khi Shipper yêu cầu làm Telex Release, vận đơn đó trở thành Surrender Bill.

Vì vậy, khi bạn nghe ai đó nói “Làm Telex đi” hay “Làm Surrender đi”, thì 99% trường hợp họ đang nói về cùng một hành động: Yêu cầu hãng tàu nhả hàng không cần Bill gốc.

Quy trình làm Surrender Bill diễn ra như thế nào?

Để hiểu rõ hơn Surrender Bill of Lading là gì, chúng ta cần nhìn vào quy trình thực tế. Không phải tự nhiên hãng tàu chịu nhả hàng, họ cần một quy trình chặt chẽ để tránh rủi ro bị kiện tụng.

Bước 1: Shipper yêu cầu Surrender

Sau khi tàu chạy và Shipper đã nhận được thanh toán từ người mua (hoặc đã thỏa thuận xong công nợ), Shipper sẽ yêu cầu hãng tàu hoặc Forwarder làm Surrender Bill.

Có hai tình huống xảy ra ở đây:

1. Chưa lấy Bill gốc: Shipper yêu cầu làm Surrender ngay từ đầu. Hãng tàu sẽ không in Bill gốc ra nữa mà chỉ gửi file mềm có đóng dấu Surrender. Đây là cách nhanh và tiết kiệm nhất.
2. Đã lấy Bill gốc: Shipper đã cầm bộ 3 bản gốc trong tay. Bây giờ muốn đổi ý làm Surrender? Shipper buộc phải trả lại (surrender) toàn bộ 3 bản gốc đó cho hãng tàu. Hãng tàu thu hồi, hủy bản gốc, sau đó mới phát hành lệnh Telex Release.

Bước 2: Thanh toán phí “Surrender Fee”

Không có gì là miễn phí. Để thực hiện thao tác này, hãng tàu thường thu một khoản phí gọi là Telex Release Fee hoặc Surrender Fee. Mức phí này dao động tùy hãng, thường từ 30$ – 50$ cho một lô hàng.

Bước 3: Hãng tàu thực hiện Telex Release

Đại lý hãng tàu tại đầu xuất (Port of Loading) sẽ gửi điện (email/hệ thống) cho đại lý tại đầu nhập (Port of Discharge) với nội dung đại loại như: “Lô hàng ABC, Bill số XYZ, đã được Surrender. Vui lòng trả hàng cho Consignee mà không cần thu hồi Bill gốc.”

Bước 4: Consignee nhận lệnh giao hàng (D/O)

Tại cảng đến, người nhận hàng (Consignee) chỉ cần xuất trình giấy giới thiệu và đóng phí Local Charges là có thể nhận Lệnh giao hàng (D/O) để đi làm thủ tục hải quan và kéo hàng về. Thủ tục nhanh gọn hơn rất nhiều so với việc phải chờ đợi và nộp Bill gốc.

Phân biệt Surrender Bill, Original Bill và Seaway Bill

Đây là phần quan trọng nhất để thể hiện năng lực của một người làm xuất nhập khẩu chuyên nghiệp. Chọn sai loại Bill có thể dẫn đến rủi ro thanh toán hoặc chậm trễ hàng hóa.

1. Surrender Bill vs. Original Bill

• Tính sở hữu: Original Bill là chứng từ sở hữu hàng hóa (Document of Title). Ai cầm Bill gốc, người đó (về lý thuyết) nắm quyền định đoạt lô hàng. Surrender Bill thì quyền sở hữu đã được Shipper “buông” ra và chuyển giao quyền nhận hàng cho Consignee đích danh.
• Độ an toàn thanh toán: Original Bill an toàn hơn cho người bán. Bạn giữ Bill gốc = Khách chưa lấy được hàng = Khách buộc phải trả tiền. Với Surrender Bill, nếu bạn thả lệnh Release khi tiền chưa về tài khoản, rủi ro khách hàng “bùng” tiền là rất lớn.
• Linh hoạt: Surrender Bill linh hoạt hơn về thời gian, Original Bill linh hoạt hơn về việc chuyển nhượng (có thể ký hậu chuyển nhượng lô hàng cho người thứ 3, Surrender thì không).

2. Surrender Bill vs. Seaway Bill

Rất nhiều người nhầm lẫn hai loại này vì cả hai đều “không cần Bill gốc để lấy hàng”. Tuy nhiên, bản chất pháp lý khác nhau:

• Seaway Bill: Là một loại vận đơn mà ngay từ khi sinh ra, nó đã không có chức năng là chứng từ sở hữu. Nó chỉ là hợp đồng vận chuyển và biên lai nhận hàng. Hãng tàu có trách nhiệm giao hàng cho người nhận có tên trên Bill (Consignee) ngay khi tàu đến mà không cần chờ bất kỳ lệnh “Release” nào thêm từ Shipper (trừ khi có can thiệp đặc biệt). Seaway Bill thường dùng cho công ty mẹ – con, hoặc đối tác cực kỳ tin cậy.
• Surrender Bill: Bản chất gốc rễ của nó vẫn là Bill of Lading (có chức năng sở hữu), nhưng chức năng đó bị triệt tiêu bởi hành động “Surrender”. Shipper vẫn có quyền “giữ” hàng (Hold) cho đến phút chót trước khi gửi yêu cầu Telex Release.

Khi nào NÊN và KHÔNG NÊN dùng Surrender Bill?

Dựa trên kinh nghiệm thực chiến xử lý hàng ngàn lô hàng, việc quyết định dùng loại Bill nào không phải do cảm tính, mà là sự cân nhắc giữa rủi ro và lợi ích.

Trường hợp NÊN dùng:

• Tuyến vận chuyển ngắn: Như đã đề cập, các tuyến nội Á (Intra-Asia) là sân chơi chính của Surrender Bill.
• Quan hệ đối tác tin cậy: Giữa các chi nhánh trong cùng công ty, hoặc bạn hàng lâu năm đã làm việc uy tín.
• Hàng gấp: Nguyên liệu sản xuất cần về nhà máy ngay lập tức, không thể chờ 3-4 ngày chuyển phát chứng từ.
• Sợ thất lạc chứng từ: Rủi ro mất Bill gốc khi gửi chuyển phát nhanh là có thật (dù hiếm). Mất Bill gốc là một cơn ác mộng thủ tục và chi phí bảo lãnh ngân hàng cực lớn. Surrender Bill loại bỏ rủi ro này.

Trường hợp KHÔNG NÊN dùng:

• Thanh toán L/C (Thư tín dụng): Đây là quy tắc bất di bất dịch. Ngân hàng thường yêu cầu bộ chứng từ gốc để đảm bảo quy trình thanh toán. Trừ khi L/C có điều khoản đặc biệt chấp nhận bản copy (rất hiếm), còn lại bạn bắt buộc phải dùng Original Bill.
• Người mua mới, chưa tin tưởng: Nếu bạn là người bán và chưa nhận đủ 100% tiền hàng, tuyệt đối không làm Surrender Bill sớm. Một khi đã email “Confirm Telex Release”, bạn mất hoàn toàn quyền kiểm soát lô hàng. Lúc đó, tiền chưa về túi mà hàng đã về kho người ta thì chỉ biết “kêu trời”.
• Chuyển nhượng hàng hóa trên đường đi: Nếu lô hàng có khả năng được bán lại cho bên thứ 3 (Trading) trong khi đang lênh đênh trên biển, bắt buộc phải dùng Original Bill để thực hiện nghiệp vụ ký hậu (Endorsement).

Những lầm tưởng tai hại về Surrender Bill

Trong quá trình làm việc, tôi đã chứng kiến không ít doanh nghiệp phải trả giá đắt vì những hiểu lầm cơ bản.

Lầm tưởng 1: “Làm Surrender rồi thì không cần đóng tiền lấy D/O”
Sai hoàn toàn. Surrender Bill chỉ thay thế cho việc nộp Bill gốc. Các khoản phí Local Charges, phí vệ sinh container, cược vỏ (nếu có) tại cảng đến, Consignee vẫn phải đóng đầy đủ cho hãng tàu mới lấy được Lệnh giao hàng (D/O).

Lầm tưởng 2: “Có bản scan Surrender Bill là lấy được hàng”
Chưa chắc. Bản scan bạn nhận được qua email chỉ là bằng chứng Shipper gửi cho bạn. Quan trọng nhất là trên hệ thống nội bộ của hãng tàu, đầu cảng đi (POL) đã gửi điện xác nhận cho đầu cảng đến (POD) hay chưa. Nhiều trường hợp Shipper gửi bản scan “nháp”, nhưng thực tế chưa đóng tiền cho hãng tàu nên hãng tàu chưa thực hiện lệnh Release trên hệ thống. Consignee ra cảng vẫn không lấy được hàng.

Lầm tưởng 3: “Surrender Bill luôn tốn phí”
Thường là vậy, nhưng không phải luôn luôn. Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, nhiều Forwarder hoặc hãng tàu sẵn sàng miễn phí (Free Telex) cho các khách hàng VIP hoặc trong các gói cước khuyến mãi. Đừng ngần ngại đàm phán khoản phí này.

Cách xử lý khi làm mất Bill gốc và muốn chuyển sang Surrender

Đây là tình huống “dở khóc dở cười” mà không ai muốn gặp. Bạn đã lỡ yêu cầu phát hành 3 bản Original Bill, nhưng sau đó làm mất hoặc thất lạc. Bây giờ muốn làm Surrender để khách lấy hàng cho nhanh?

Quy trình sẽ cực kỳ phức tạp. Hãng tàu sẽ không chấp nhận làm Surrender đơn thuần vì sợ rủi ro có ai đó nhặt được Bill gốc và đến đòi hàng.
Lúc này, bạn thường phải:

1. Đăng báo tìm kiếm thất lạc (tùy quy định hãng tàu).
2. Ký cam kết (Letter of Indemnity) chịu mọi trách nhiệm.
3. Đặt cọc một khoản tiền (thường là 110% – 150% giá trị lô hàng) hoặc yêu cầu bảo lãnh ngân hàng trong vòng 1-2 năm.

Vì vậy, lời khuyên xương máu là: Hãy xác định rõ phương thức phát hành Bill ngay từ khi booking tàu. Nếu không cần thiết phải cầm tờ giấy trong tay, hãy chọn Surrender hoặc Seaway Bill ngay từ đầu để tránh “đêm dài lắm mộng”.

Lời khuyên cho người làm nghề

Khi bạn tìm hiểu Surrender Bill of Lading là gì, có lẽ bạn đang tìm kiếm một giải pháp tối ưu cho lô hàng của mình. Trong thế giới Logistics phẳng ngày nay, xu hướng số hóa (Paperless) là tất yếu. Surrender Bill hay E-Bill đang dần thay thế những bộ chứng từ giấy cồng kềnh.

Tuy nhiên, công cụ càng tiện lợi thì rủi ro tiềm ẩn càng cao nếu không biết cách kiểm soát. Là người bán (Shipper), hãy giữ lệnh Surrender như giữ con tin: “Tiền ting ting, lệnh mới đi”. Là người mua (Consignee), hãy yêu cầu Surrender Bill cho các tuyến gần để tối ưu dòng chảy hàng hóa và tiết kiệm chi phí lưu kho.

Sự chuyên nghiệp trong Logistics không chỉ nằm ở việc bạn biết định nghĩa các thuật ngữ, mà nằm ở khả năng bạn sử dụng chúng linh hoạt để bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp và đẩy nhanh tốc độ giao thương. Hiểu đúng về Surrender Bill chính là bước đệm vững chắc để bạn làm chủ cuộc chơi xuất nhập khẩu đầy biến động này.