Đăng ký / Đăng nhập
Packing list là gì? Có vai trò gì trong xuất nhập khẩu? Để giải đáp những thắc mắc trên, hãy theo dõi bài viết sau đây của Alpha Express nhé!
Packing list là gì?
Packing list là gì? Packing list là một danh sách chi tiết các mục hàng hoá, đồ vật, hoặc tài sản cần được đóng gói và vận chuyển trong một lần di chuyển hoặc vận tải. Packing list thường đi kèm với hàng hóa khi được gửi từ một địa điểm này đến một địa điểm khác, ví dụ như trong quá trình vận chuyển hàng hóa từ nhà máy đến kho lưu trữ hoặc từ kho hàng đến khách hàng.
Một Packing list thường bao gồm những thông tin sau đây:
- Mô tả chi tiết về từng mục hàng: Số lượng, tên sản phẩm, mã số sản phẩm, quy cách đóng gói.
- Trọng lượng của mỗi mục hàng.
- Kích thước và số lượng gói đóng gói.
- Tên và địa chỉ của người gửi và người nhận.
- Thông tin về vận chuyển: Phương tiện vận chuyển, mã số giao hàng (nếu có), ngày gửi đi.
Packing list có tác dụng quan trọng trong việc kiểm soát, theo dõi và đảm bảo rằng tất cả các mục hàng được vận chuyển đúng cách và không bị mất mát trong quá trình di chuyển.
Các loại packing list thường sử dụng
Tùy vào mục đích sử dụng sẽ có 3 loại packing list được sử dụng phổ biến nhất.
- Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list): Đây là phiếu đóng gói thể hiện chi tiết của lô hàng. Hai bên người mua bán sẽ dùng loại phiếu này để kiểm tra số lượng của lô hàng. Dựa vào những thông tin đó để biết bên bán có đóng thiếu hàng không, trường hợp có phát sinh ra truy xuất được lỗi nằm ở khâu nào trong quá trình vận chuyển
- Phiếu đóng gói trung lập (Neutrai packing list): Thường thì loại phiếu này không thể hiện được tên của người bán và rất ít khi được sử dụng
- Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (Packing and Weight list): Cũng tương tự như phiếu đóng gói chi tiết, nhưng phiếu đóng gói này sẽ kèm theo bảng kê trọng lượng.
Có thể bạn quan tâm: Dịch Vụ Gửi Hàng Đi Mỹ Giá Rẻ, Uy Tín – Giá Sốc Đến Giảm 70%
Chức năng của packing list
Chức năng của packing list là gì? Chức năng của packing list là cung cấp thông tin chi tiết về các mục hàng hoá hoặc tài sản đóng gói trong quá trình vận chuyển, lưu trữ, sản xuất, xuất khẩu hoặc các hoạt động liên quan đến hàng hoá. Packing list đóng vai trò quan trọng trong quản lý, kiểm soát và theo dõi các mục hàng từ điểm xuất phát đến điểm đích và thực hiện các chức năng quan trọng sau:
Xác định chi tiết hàng hóa
Packing list cho phép ghi chính xác thông tin về từng mục hàng, bao gồm tên sản phẩm, số lượng, quy cách đóng gói, kích thước, trọng lượng, và mã số sản phẩm. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả các thông tin cần thiết liên quan đến hàng hóa được ghi lại.
Kiểm soát vận chuyển và lưu trữ
Packing list giúp theo dõi quá trình vận chuyển và lưu trữ hàng hóa. Bằng cách ghi rõ thông tin về số lượng gói, ngày gửi đi, phương tiện vận chuyển, điểm đích, người gửi và người nhận, packing list giúp quản lý việc chuyển động của hàng hóa và đảm bảo chúng đến đúng nơi và đúng thời điểm.
Phục vụ kiểm tra và kiểm định chất lượng
Trong quá trình kiểm tra và kiểm tra chất lượng, packing list cung cấp thông tin cơ bản về hàng hóa để so sánh với những gì được nhận thấy. Điều này giúp xác định xem có sự sai sót hoặc hỏng hóc nào trong quá trình vận chuyển hoặc lưu trữ.
Tuân thủ quy định
Đối với các hoạt động xuất khẩu, packing list đóng vai trò quan trọng trong việc tuân thủ các quy định của hải quan và cơ quan chức năng của quốc gia. Thông tin đầy đủ và chính xác trên packing list giúp đảm bảo rằng việc thông quan và xuất khẩu được thực hiện một cách hợp pháp.
Theo dõi tài sản và quản lý kho
Trong quản lý tài sản và kho lưu trữ, packing list giúp xác định đối tượng nào đang nằm ở đâu và trong tình trạng ra sao. Điều này rất hữu ích khi cần theo dõi tài sản hoặc quản lý các hoạt động lưu trữ.
Bài viết liên quan: Vận Chuyển Hàng Lẻ Hàng Ghép Là Gì? Những Lợi Ích Khi Vận Chuyển
Những lưu ý khi lập packing list
Những lưu ý khi lập packing list là gì? Lập packing list là một phần quan trọng trong quá trình quản lý hàng hoá và vận chuyển. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng cần cân nhắc khi lập packing list:
Điền đầy đủ và chính xác các thông tin
Đảm bảo rằng mọi thông tin trên packing list đều chính xác và đầy đủ. Bao gồm tên hàng hóa, số lượng, quy cách đóng gói, kích thước, trọng lượng, mã số sản phẩm, và thông tin liên hệ của người gửi và người nhận.
Số lượng, quy cách đóng gói
Ghi rõ số lượng gói và quy cách đóng gói trong từng gói hàng. Điều này giúp người nhận dễ dàng kiểm tra và đối chiếu với thực tế.
Kiểm tra chất lượng
Nếu có hàng hóa bị hỏng hóc hoặc có vấn đề về chất lượng, hãy ghi chú rõ trên packing list. Điều này giúp người nhận biết về tình trạng thực tế của hàng hoá.
Tuân thủ quy định
Đối với hàng hoá xuất khẩu hoặc cần tuân thủ các quy định đặc biệt, hãy đảm bảo rằng packing list tuân thủ đầy đủ các quy định của cơ quan chức năng, bao gồm mã số HS, các giấy tờ liên quan, v.v.
Sắp xếp và ghi chú thông tin chính xác
Sắp xếp thông tin trên packing list một cách rõ ràng và dễ hiểu. Nếu có bất kỳ ghi chú đặc biệt nào, hãy ghi chú chúng một cách rõ ràng để tránh hiểu lầm.
Sử dụng mã số và thẻ gắn ký hiệu
Đối với các dự án lớn hoặc các trường hợp cần theo dõi chi tiết từng gói hàng, sử dụng mã số và thẻ gắn ký hiệu để dễ dàng xác định và theo dõi từng mục hàng.
Vì sao trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu không thể thiếu packing list?
Vậy tầm quan trọng của packing list là gì? Vì sao trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu không thể thiếu packing list?
- Nếu không có phiếu đóng gói hàng hóa (packing list) kèm theo thì hải quan sẽ không cho thông quan
- Packing list cần được ghi rõ ràng và được cho vào xe container để khi thông quan kiểm tra mở container và dựa vào phiếu đóng gói hàng hóa để kiểm tra lại hàng. Để đảm bảo packing list được an toàn, không bị hỏng rách nên bọc vào túi chống thấm nước
- Khi hàng tới cảng, cảng sẽ dựa vào packing list và kiểm tra hàng hóa. Từ đó, cảng hải quan sẽ biết được doanh nghiệp có nhập đủ hàng không hay thừa thiếu hàng.
- Phải chuẩn bị trước bản packing list đã được đóng dấu, ký tên và giao cho các bên liên quan như: hãng vận tải, hải quan, ngân hàng,…
- Trong trường hợp làm chứng từ trực tuyến cần chọn tùy chọn danh sách đóng gói thích hợp. Sau đó, liên hệ với tất cả những bên có liên quan để xác định xem danh sách đóng gói hàng hóa này có phải đã được ký hay không.
- Bất cứ một sai lầm nào xảy ra trong danh sách đóng gói cũng có thể gây trễ nải việc lấy hàng. Do đó, cần chắc chắn rằng chủ hàng đã gửi chứng từ đầy đủ cho người mua khi hàng được giao lên tàu.
Xem thêm: Dịch Vụ Gửi Hàng Đi Úc Giá Rẻ – Uy Tín, Nhanh Chóng (5-7 Ngày)
Một số thông tin thường có trên packing list
Một số thông tin thường có trên packing list là gì? Tùy vào mục đích sử dụng và sự thỏa thuận giữa 2 bên, mẫu packing list tiêu chuẩn có thể gồm những nội dung sau:
- Thông tin người mua bán: Người gửi – người nhận (Shipper – Consignee: Tên, địa chỉ, fax, tel của doanh nghiệp)
- Thông tin hàng hóa: tên hàng hóa – khối lượng – quy cách đóng gói – số lượng thùng, hộp, kiện đóng gói theo đơn vị ở dưới
- Ngày phát hành packing list: Số và ngày ghi trên packing list
- Điều kiện mua bán theo incoterm: Có tem mua bán hàng hóa
- Thông tin thác hàng: Cảng bốc hàng – cảng dỡ hàng (POL – POD)
- Phía cuối của packing list có xác nhận giữa bên bán hàng: ký tên, đóng dấu ở cuối packing list
Hy vọng qua bài viết trên đây Alpha Express đã giúp bạn trả lời câu hỏi packing list là gì? Qua thông tin trên, có lẽ bạn đã có thêm những thông tin hữu ích về phiếu đóng gói hàng hóa, chức năng và vai trò trong xuất nhập khẩu.
