Hướng dẫn cách khai báo hải quan điện tử nhanh chóng

Khai báo hải quan điện tử giúp doanh nghiệp, cá nhân có thể tiết kiệm được nhiều thời gian hơn khai báo truyền thống. Hãy cùng Alpha Express tìm hiểu cách tự khai báo hải quan điện tử qua bài viết sau đây nhé!

Định nghĩa hệ thống khai báo hải quan điện tử

Khai báo hải quan điện tử là hệ thống trực tuyến được vận hành và quản lý bởi Tổng cục Hải quan. Nhờ có hệ thống này, đơn vị hải quan có thể kiểm soát được tất cả hoạt động xuất khẩu và nhập khẩu của toàn bộ doanh nghiệp tại Việt Nam một cách liên tục.

Khai báo hải quan điện tử là bước bắt buộc phải thực hiện trước khi doanh nghiệp tổ chức muốn thực hiện hoạt động xuất khẩu hay nhập khẩu. Vì quá trình này chỉ được làm một lần nên người thực hiện cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ, thiết bị cần thiết.

• Máy tính có kết nối internet.
• Chữ ký số doanh nghiệp.
• Phần mềm chuyên dụng khai báo hải quan.

Ưu điểm và khuyết điểm của việc khai báo hải quan điện tử

>>> Tham khảo thêm: Gửi Hàng Đi Oman – Giá Cạnh Tranh, Nhanh (2-4 Ngày)

Hình thức khai báo nào cũng có ưu điểm và cả những hạn chế. Đây là những điều mà người sử dụng cần nắm rõ để có sự chuẩn bị:

Ưu điểm

• Tiết kiệm thời gian: Khai báo hải quan điện tử có thể được thực hiện một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian chờ đợi so với phương pháp truyền thống.
• Giảm chi phí: Doanh nghiệp không phải mất chi phí cho việc đi lại và in ấn giấy tờ.
• Minh bạch và chính xác: Hệ thống điện tử giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình khai báo và đảm bảo tính minh bạch của thông tin.
• Dễ dàng theo dõi và quản lý: Doanh nghiệp có thể theo dõi tình trạng của tờ khai và quản lý thông tin xuất nhập khẩu một cách hiệu quả.
• Tự động hóa quy trình: Giúp tối ưu hóa các công việc liên quan đến khai báo hải quan, giảm bớt công việc thủ công.

Khuyết điểm

• Phụ thuộc vào thiết bị công nghệ: Cần có máy tính và kết nối internet ổn định.
• Chi phí ban đầu: Việc đầu tư vào chữ ký số và phần mềm khai báo cũng tốn kém đối với các doanh nghiệp nhỏ.
• Cần đào tạo nhân viên: Nhân viên cần được đào tạo để sử dụng hệ thống khai báo hải quan điện tử hiệu quả.
• Phụ thuộc vào hệ thống: Nếu hệ thống gặp sự cố kỹ thuật hoặc gián đoạn mạng, quá trình khai báo có thể bị ảnh hưởng.
• Rủi ro bảo mật thông tin: Cần có các biện pháp đảm bảo an ninh mạng để bảo vệ thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp khỏi nguy cơ bị tấn công hoặc đánh cắp dữ liệu.

Các bước đăng ký khai báo hải quan điện tử bằng phần mềm VNACCS – ECUS5

Sau đây là hướng dẫn khai báo hải quan điện tử cụ thể:

Cách đăng ký user trên hệ thống VNACCS

Bước 1: Đăng ký user VNACCS

• Tiến hành mua chữ ký số từ đơn vị cung cấp.
• Nếu lần đầu khai báo thì trên hệ thống VNACCS sẽ chưa có mã số thuế, doanh nghiệp hãy liên hệ Bộ phận hỗ trợ của Tổng cục Hải quan để được hỗ trợ cập nhật mã số thuế.
• Truy cập trang web của Tổng cục Hải quan và chọn “Đăng ký/cập nhật tài khoản quản trị.” để đăng ký.

Bước 2: Đăng ký dùng chữ ký số

• Truy cập vào web của VNACCS sau khi có mã số thuế.
• Chọn “Đăng ký người sử dụng Hệ thống VNACCS cho doanh nghiệp” để tạo tài khoản trên VNACCS.

>>>> Bạn không nên bỏ qua: Gửi hàng đi Bahrain Giá Cạnh Tranh – Nhanh (3-4 Ngày)

Bước 3: Đăng nhập hệ thống

• Sau khi đăng ký tài khoản xong tiếp tục đăng nhập vào hệ thống VNACCS bằng tài khoản quản trị mà Cục Hải quan cấp và đăng ký thông tin người hải quan.

Bước 4: Đổi mật khẩu

• Đăng nhập vào hệ thống VNACCS và đổi mật khẩu cho tài khoản vừa được cấp.

Khai báo hải quan trên ECUS5

Hiện tại có nhiều phần mềm để khai báo hải quan, tuy nhiên ECUS5 là phần mềm được nhiều người lựa chọn nhất. Doanh nghiệp có thể tiến hành khai báo hải quan điện tử qua các bước sau:

Bước 1: Download ECUS5

• Tải phần mềm ECUS5 về máy tính

Bước 2: Đăng ký tờ khai nhập khẩu IDA

• Mở ECUS5, chọn “Tờ khai hải quan” và chọn “Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu IDA.”

Bước 3: Nhập thông tin tờ khai

• Nhập thông tin ở “Thông tin chung”, theo hướng dẫn tự động của phần mềm.
• Nhập danh sách hàng từ file Excel: Nhấn F6 => Chọn file Excel => Chọn Sheet chứa dữ liệu. => Thiết lập hàng đầu tiên có dữ liệu cần nhập. => Thiết lập cột dữ liệu tương ứng => Bấm “Ghi” để tải dữ liệu lên.

Bước 4: Nhập thông tin chi tiết từng dòng hàng

• Nhấn “Thêm mới” và nhập từng dòng theo hướng dẫn.

Bước 5: Khai trước thông tin tờ khai IDA

Đăng nhập chữ ký số chờ hệ thống trả về số tờ khai.

>>> Tham khảo thêm: overweight là gì

Bước 6: Kiểm tra thông tin tờ khai

• Đọc lại thông tin trên tờ khai.

Bước 7: Khai báo chứng từ đính kèm

Nhấn “Quản lý tờ khai.” tìm “Quản lý chứng từ hồ sơ hải quan,” nhấn vào “chứng từ cần thêm”. Khai báo và đính kèm file scan của chứng từ.

Bước 8: Đăng ký chính thức tờ khai IDC

• Chọn “Khai chính thức tờ khai IDC” để gửi tờ khai đến cơ quan hải quan.

Trên đây là hướng dẫn khai báo hải quan điện tử từ Alpha Express. Việc khai báo này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian công sức nhưng cũng cần sự cẩn thận để khai báo chính xác.